Бланк выдачи документов под роспись образец. Добиваемся подтверждения факта получения документа

Опись и учет передачи документов

Бланк выдачи документов под роспись образец. Добиваемся подтверждения факта получения документа

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.

Скачать образец описи переданных документов

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Реестр передачи документов в электронном виде

Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

  1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
    Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
  2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю: Сформированный протокол передачи документов удобно сразу распечатать, подписать у исполнителя, отсканировать и сохранить в программе. За N дней и часов до (либо после) истечения срока возврата документов исполнителем возможно настроить оповещение любым удобным способом (по почте, в программе или по SMS), которое напомнит выдавшему или получившему сотруднику документ о необходимости его возврата:

Вас также могут заинтересовать:

Источник: http://you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov

Мошенники и ЭЦП — всё очень плохо

Бланк выдачи документов под роспись образец. Добиваемся подтверждения факта получения документа

Недавно общественность облетела новость о первом случае продажи квартиры мошенниками с помощью ЭЦП и подделки документов. Когда я раньше читал подобные новости, всегда воспринимал отстранённо, как будто со мной этого не может произойти, но я ошибался. И теперь могу заявить, в зоне риска мошенников — каждый, увы, даже хабровчане.

Хотя в моём случае ситуация попроще, квартиру у меня не переписывали, зато куда более распространена — я и моя супруга без нашего ведома стали директорами нескольких ООО. Как нам сообщали в МВД, таких дел у них «только на этой неделе 17 шт». Напоминаю, что подписание документов с помощью ЭЦП равносильно подписанию собственноручной подписью юр. или физ.

лица, поэтому, казалось бы, вопрос выпуска таких ЭЦП должен быть максимально безопасен, но к сожалению сейчас в России такие подписи выдают обычные коммерческие организации, действие которых контролируется только путём выдачи лицензий МинКомСвязи.

И как показала практика, часто для этого нужна только картинка паспорта и номер СНИЛС, что есть у любого работодателя, банка, и других организаций, куда вынуждено даются такие документы.

Итак, как дело было. Была у меня ипотека в одном зелёном банке. По случаю рождения второго ребёнка, я решил воспользоваться новой субсидией на ипотечную ставку в 6%, тем более что давно уже хотел рефинансироваться с 12% под более низкий процент.

К слову, изначально ипотека была оформлена на меня как основного заёмщика, и на супругу как созаёмщика, то есть весь пакет документов был у банка. В новом банке супруга уже не фигурирует, и документы она не предоставляла. Собственно, 2 месяца это примерно длилось, и вот я довольный сижу на работе, пушу коммиты в репу, и тут звонок.

«Здравствуйте, вы директор такой-то фирмы? Хотим предложить вам открыть расчётный счёт у нас» Я сразу заподозорил неладное, и полез в ЕГРЮЛ, и, к сожалению, тут понеслось. Как оказалось, на мне висят две ОООшки 2-недельной и 3-дневной свежести, а я их гендиректор и учредитель.

Я поехал разбираться, написал заявление в ОМВД, написал заявления в налоговую, откуда потом узнал, что фирмы зарегистрированы с помощью ЭЦП.

Сначала я очень испугался, что мне где-нибудь, да в процессе переоформления подсунули какие-нибудь бумаги, и я возможно что-то по невнимательности подписал.

Но когда ситуация повторилась с моей женой, которая нигде ничего не подписывает, а сидит с ребёнком дома, стало понятно, что тут дело в утечке персональных данных, и незаконном изготовлении ЭЦП.

А дальше началась чреда отбивания порогов различных инстанций — МВД, Прокуратура, ОБЭП, Налоговая, Роскомнадзор, Администрация Президента, суд:

  1. По линии полиции — многочисленные отказы в возбуждении уголовного дела, из-за отсутствия события преступления. Т. е. если кратко, то «когда вас убьют, тогда и приходите». Так как пока ко мне никто не выдвинул финансовых требований, события преступления нет.
  2. По линии налоговой — они сделали всё согласно регламенту, вот есть заявление, вот оно подписано подписью «у нас нет оснований для отказа в регистрации ООО». Они внесли лишь пометку, что «По данным ФНС сведения недостоверны», но фирмы по-прежнему действуют. Также по запросу нам дали информацию об удостоверяющем центре — и у меня, и у супруги это был один и тот же УЦ находящийся в Томске (естественно мы там даже близко не были никогда).
  3. По линии Роскомнадзора — они запросили информацию от удостоверяющего центра, они им предоставили ответ, что вот есть якобы документы от меня, а так как подлинность документов они не выявляют — обращайтесь в суд.

Документы

Собственно, сейчас суд, и тут тоже не всё так просто. Но беда, как говорится, не приходит одна, на свой старый адрес мне пришло два письма, от коллекторского агентства, с требованием вернуть деньги, которые были взяты в двух микрофинансовых организациях. Тут пришлось тоже писать заявление в полицию, пока по ним тишина.

Немного сухих фактов

  1. Утекли старые сканы паспортов — везде фигурируют старые адреса прописки.
  2. Скан паспорта жены в процессе переоформления хранился только в зелёном банке, и больше нигде не предоставлялся, а это значит, что утечка была либо через сотрудника этого банка, либо через человека снимавшего обременение в росреестре, либо через человека принимавшего документы в МФЦ.
  3. Госпошлину за регистрацию ОООшек заплатил некий господин с нерусской фамилией.

Как от этого защититься?

Защиты во всех сферах, к сожалению, нет, т. к. с внедрением «электронного правительства» появляется всё больше мест, где можно осуществить операции с помощью ЭЦП. Но, в частности, защититься от регистрации юридических лиц по ЭЦП можно.

Есть так называемая «38-я форма», а если быть точнее форма 38001, заполнив которую, можно запретить регистрацию юр. лиц, без личного присутствия.

Правда заполнять и везти её придётся лично в регистрирующий орган (в Москве это 46 налоговая), и как я понимаю, она ограничивает это только в данном регионе, хотя могу ошибаться.

К сожалению, налицо — законодательная дыра, которой пользуются мошенники, и пока не ужесточат контроль за выпуском ЭЦП, такие ситуации будут случаться только чаще.

UPD1. Форма 38001
Для заполнения формы PЗ8001, можно воспользоваться либо программой, либо скачать бланк. Заполняются для физ лица только первый лист и раздел Д (кроме адреса). Пример заполнения.

UPD2. Примерный алгоритм действий

алгоритм действий

Первые два пункта как можно быстрее
1) В налоговую подаём заявления по формам 34001 по каждой фирме, форму 38001 и жалобу, где описываете, что фирмы такие-то не регистрировал, ЭЦП не оформлял. Прошу признать регистрацию недействительной и отозвать ЭЦП.

Подаём лично в налоговую занимающуюся регистрацией юр. лиц (в Москве 46 налоговая), обязательно берём себе отметку о принятии. 2) Подаём заявление в полицию по месту нахождения налоговой.

3) Пишем заявление в МИ ФНС по ЦОД заявление о предоставлении информации по УЦ, который выпустил ЭЦП, с помощью которых были зарегистрированы фирмы.

4) Пишем в МинКомСвязи с описанием ситуации, требованием провести расследование, и признать ЭЦП недействительной.

5) В случае отказа возбуждения дела в полиции, пишем в прокуратуру.

6) Ждём ответов от налоговой, в случае отказов подаём в суд на УЦ.

  • эцп
  • цифровая подпись
  • мошенничество

Источник: https://habr.com/ru/post/453596/

Юрист прав
Добавить комментарий