Форма журнала регистрации доверенностей. Журнал учета выданных доверенностей. Заполнение и образец

Оформление журнала регистрации доверенностей

Форма журнала регистрации доверенностей. Журнал учета выданных доверенностей. Заполнение и образец

Любая организация в своей деятельности прибегает к распределению трудовых обязанностей сотрудников с помощью доверенностей. Документы не требуют обязательного государственного либо нотариального заверения, однако, ответственному бухгалтеру необходимо вести учет документов. О том как правильно оформить журнал регистрации доверенностей, читайте в этой статье.

Что это такое?

Для выдачи материальных ценностей или договоров оформляется доверенность на должностного сотрудника.

В соответствии с документом, работник обязуется лично совершать те действия, которые были доверены руководителем, а также своевременно докладывать о проделанной работе. Таким образом работают многие предприятия в нашей стране.

Доверенность обладает юридической силой и располагает полномочиями, которые передаются на временной основе. Так как любое действие подразумевает ответственность, предприятие должно вести учет выданных документов.

Порядок, срок действия, а также правовые последствия выдачи и отзыва доверенностей описаны в статьях №185-189 ГК РФ. Учет поверенных актов производится кадровым сотрудником или бухгалтером предприятия. Для этого создается специальный журнал формы NNN-2 и M2-a. 

Журнал учета доверенностей — это разработанный и утвержденный организацией документ, в который вносятся сведения о выданных доверенностях, срок действия, продления, а также паспортные данные поверенного сотрудника. Дополнительно, в учете можно указать переданные полномочия сотруднику, а также предполагаемый срок выполнения обязательств.

В наше время, для удобства предприятия допускаются следующие виды журнала учета доверенностей:

Во втором случае программа должна приобретаться с соответствующей лицензией. Для учета бухгалтерских доверенностей требуется обязательное разрешение налоговой.

Страницы рукописного журнала необходимо прошить, пронумеровать, заверить печатью организации и подписью ее руководителя. Титульный лист должен содержать наименование документа, реквизиты предприятия, код ОКПО, а также период, за который будет вестись учет.

Неиспользованные документы также указываются в журнале и хранятся до истечения срока годности. Любые изменения в поверенных актах, их продление или аннулирование вносятся в соответствующую графу документа.

Использованный журнал учета доверенностей должен храниться в архиве предприятия в течение 5 лет.

Обязательно ли вести?

Учет поверенных актов, как и материальных ценностей, договоров и других ценных бумаг должен вестись главным бухгалтером предприятия или его заместителем. В некоторых случаях, письменные полномочия отмечаются в журнале юриста. Так как доверенность — это юридический документ, который подразумевает ответственность, предприятие обязано вести учет документов.

В соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», доверенность — это оформление права сотрудника выполнять трудовые действия в качестве поверенного лица:

  • принимать материальные ценности (товары, сырье, продукцию);
  • отпускать поставщикам или потребителям;
  • подписывать накладные, договора, счета и другие документы;
  • получать деньги и др.

При этом, обязательным для учета является предоставление поверенного акта под роспись. Независимо от статуса организации, особенно при условии, что факты получения материальных ценностей по доверенности носят массовый характер, при выдаче данных документов необходимо вести журнал учета доверенностей.

Выданные работодателем поверенные акты могут быть унифицированной формы или оформляться в соответствии с требованиями.

Если документы выдаются ежедневно, для систематизации записей, информация о письменных полномочиях вносится в регистрационный журнал.

Реестр может быть типовой формы или специального образца М-3. Такая форма была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 12 декабря 1989.

Скачать образец журнала регистрации доверенностей по ссылке.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием поверенных актов.

Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Законодательство не ограничивает время ведения реестра, таким образом, его можно заполнять до окончания страниц.

журнала учета поверенных актов:

  • в первой графе указывается порядковый номер письменного полномочия;
  • дата выдачи;
  • срок действия доверенности;
  • поверенное лицо — паспортные данные сотрудника, а также должность;
  • данные о поставщике, список переданного имущества (если выдаются материальные ценности);
  • роспись получившего поверенный акт;
  • отметка о поручении («выполнено»);

Неиспользованные доверенности требуется списать. Для этого, аннулированный документ зачеркивается в журнале или отмечается другим способом, удобным для регистратора.

Отзыв поверенных актов происходит следующим образом:

  • работодатель обязан оповестить поверенного сотрудника о прекращении полномочий заблаговременно;
  • об аннулировании документа также должны узнать задействованные в рабочем процессе третьи лица (например поставщики);
  • издается приказ об отзыве доверенности;
  • оригинал документа возвращается бухгалтеру (юристу);
  • в журнале учета поверенных актов ставится роспись и отметка об аннулировании.

Письменные полномочия, которые были выданы уволенным сотрудникам, также изымаются при оформлении приказа.

Образец заполнения журнала регистрации доверенностей

Последствия

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой фирме, в которой сотрудники уполномочены от имени компании совершать определенные трудовые действия.

Несмотря на то, что на данный момент законодательством не регламентировано конкретное требование как вести учет, однако, при проверке могут быть выявлены правонарушения.

За несоблюдение закона, на организацию и ответственное лицо возлагается штраф, а также привлечение к административной ответственности, вплоть до лишения лицензии и занятия должности от 2 до 10 лет.

Важно не только вести реестр доверенностей, но также вовремя отозвать документ по утратившим доверие, в том числе уволенным сотрудникам компании.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://itbu.ru/doverennost/oformlenie-zhurnala-registracii-doverennostej.html

Доверенность на представительство: общие понятия, порядок применения, образцы заполнения

Форма журнала регистрации доверенностей. Журнал учета выданных доверенностей. Заполнение и образец

Согласно части третьей ст. 244 Гражданского кодекса, доверенность — это письменный документ, который выдается одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Также в этом Кодексе изложены общие требования к ее оформлению и содержанию, в частности:

доверенность юридического лица скрепляется его печатью;

ДЛЯ СПРАВКИ

С 30.10.2014 г. согласно Закону № 1206 будут внесены изменения в ст. 246 Гражданского кодекса, в соответствии с которыми начиная с этой даты скреплять доверенность печатью необязательно

  • доверенность на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов, других платежей и почтовой корреспонденции может быть удостоверена должностным лицом организации, в которой доверитель работает, учится, находится на стационарном лечении, или по его месту жительства;
  • срок доверенности указывается в доверенности, если он не указан, то доверенность сохраняет силу до прекращения ее действия.

функция доверенности — оформление отношений представительства. В свою очередь представительство — это правоотношение, в котором одна сторона (представитель) обязана или имеет право совершить сделку от имени другой стороны, которую она представляет.

Основаниями для возникновения отношений представительства являются договоры, законы, акты органа юридического лица (распоряжение или приказ, подписанный руководителем юридического лица), и другие основания, установленные актами гражданского законодательства (часть третья ст.

 237 Гражданского кодекса).

Виды доверенностей

На практике доверенности подразделяются на специальные, разовые и генеральные.

Специальные доверенности выдаются частному лицу или представителю юридического лица (либо предпринимателя) на осуществление типичных действий (представительство в судебных органах по конкретному делу или выполнение банковских операций и т. п.).

Разовые доверенности выдаются на осуществление какого-либо однократного действия (например, получение почтового перевода или ТМЦ и т. п.).

Генеральные доверенности выдаются на осуществление функций расширенного характера (например, на осуществление операций, связанных с движимым и недвижимым имуществом, или на представительство в судебных органах в течение продолжительного времени по ряду дел и т. п.).

Обязательные реквизиты доверенности

В законодательстве Украины закреплены требования к содержанию реквизитов доверенностей, без которых она не может считаться действительной.

Доверенность должна иметь следующие реквизиты:

  • дату совершения (то есть выдачи), без которой доверенность считается ничтожной;
  • данные доверителя; если доверенность выдается от имени юридического лица, то в ней необходимо указать данные предприятия, а также лицо или орган, уполномоченные выдавать такую доверенность — это могут быть директоры (генеральный, исполнительный), действующие по уставу;
  • данные уполномоченного представителя: фамилию, имя, отчество, подпись, паспортные данные, место прописки;
  • полномочия представителя; либо представитель не имеет права в своих действиях выйти за рамки полномочий, указанных в доверенности, вместе с тем сделка, совершенная представителем с превышением полномочий, будет считаться ничтожной, если только доверитель не выразит одобрения по поводу такой сделки;
  • печать предприятия-доверителя и подпись лица, выдавшего доверенность.

Кроме перечисленных реквизитов на практике указывают номер доверенности, срок ее действия и код ЕГРПОУ предприятия-доверителя.

Применение доверенностей на получение ТМЦ

Порядок применения доверенностей на получение ТМЦ регулируется Инструкцией № 99. В соответствии с п.

 2 которой сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и другие ТМЦ, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей; также этим документом предусмотрены следующие требования к оформлению доверенностей, их регистрации и учету:

  • форма доверенности (типовая форма № М-2) должна соответствовать приведенной в приложении 1 к Инструкции № 99;
  • доверенность выдается после ее регистрации в журнале регистрации доверенностей, форма которого приведена в приложении 2; этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера; нумерация выданных в течение года доверенностей должна быть сквозной;
  • доверенность на получение ТМЦ выдается только лицам, работающим на предприятии; в исключительных случаях доверенность может быть выдана с разрешения руководителя предприятия другому лицу, в случае если предприятие, где работает это лицо, выдало доверенности на получение таких же ТМЦ в том же количестве на этом предприятии (такая схема может присутствовать при выполнении договоров поручения на закупку);
  • доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия; также доверенность могут подписать их заместители и лица, уполномоченные на это руководителем предприятия (старший бухгалтер, бухгалтер и другие); при ведении бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии доверенность также подписывает руководитель и главный бухгалтер предприятия, или их заместители и лица, на это уполномоченные (при наличии филиалов и других подразделений это могут быть руководители и старшие бухгалтеры (бухгалтеры) таких подразделений); руководитель предприятия утверждает перечень должностей, занятие которых дает право на подписание доверенностей, также назначается лицо, в обязанность которого входит выписка и регистрация доверенностей; в случаях, если бухгалтерский учет осуществляет непосредственно руководитель (собственник) предприятия, он подписывает доверенность самостоятельно;
  • доверенность выдается под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей; в случае если ТМЦ необходимо получить на разных складах предприятия-поставщика, можно выдать несколько доверенностей с указанием соответствующих номеров и дат нарядов, счетов или других документов; перечень ТМЦ приводится с обязательным указанием названия и количества к получению, независимо от того, есть такие сведения в счетах, нарядах и прочих документах на отпуск ценностей; в незаполненных графах проставляются прочерки; перед выдачей доверенности необходимо проинструктировать работников о порядке и сроках использования и отчетности об использовании доверенностей или возврате неиспользованной доверенности;
  • запрещается выдача полностью или частично незаполненных доверенностей, а также доверенностей без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны;
  • срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения ценностей, но не может быть более чем 10 дней; исключение составляет получение ТМЦ, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей или которые поставляются централизованно-кольцевыми перевозками (в таких случаях допускается выдача доверенности сроком на календарный месяц);
  • лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после доставки на предприятие ТМЦ (полностью или частично), отчитаться, а именно: представить сотруднику, который осуществляет регистрацию доверенностей, документ, свидетельствующий о получении ТМЦ, и передаче их на склад (кладовую) или материально ответственному лицу; если доверенность по какой-то причине не использована, то она должна быть возвращена не позднее следующего дня по окончании срока ее действия; такие доверенности гасятся надписями «невикористана» и хранятся на протяжении срока, установленного для хранения первичных документов;

ДЛЯ СПРАВКИ

 В соответствии с Перечнем № 578/5 срок хранения доверенностей на получение ТМЦ составляет 3 года при условии проведения проверки контролирующими органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для государственных и бюджетных предприятий, учреждений, организаций — при условии проведения органами государственного финансового контроля ревизии по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности

  • не допускается выдача новых доверенностей лицам, не отчитавшимся об использовании доверенности или не вернувшим неиспользованную доверенность, срок действия которой истек;
  • запрещается отпускать ТМЦ по доверенности в следующих случаях:
  • доверенность заполнена неверно или ее реквизиты вообще не заполнены;
  • имеются исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;
  • у доверенного лица отсутствует паспорт или другой документ, удостоверяющий личность получателя;
  • срок действия доверенности истек;
  • получено уведомление предприятия — получателя ТМЦ об аннулировании доверенности;
  • при осуществлении централизованно-кольцевых перевозок отпуск ТМЦ может осуществляться без доверенности, если их получатель уведомил поставщика (за подписью руководителя и главного бухгалтера или других ответственных лиц) об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо заверяет свою подпись на сопроводительных документах (ордере, накладной, акте и т. п.) при получении ТМЦ;
  • возврат ТМЦ с ответственного хранения, из ремонта осуществляется при условии представления доверенности предприятия, которое их передало на ответственное хранение, в ремонт; отпуск физическим лицом — предпринимателем предприятию ценностей, расчеты за которые проводятся в безналичной форме, а также таких, которые передаются бесплатно или по бартерным операциям, осуществляется при условии представления предпринимателю доверенности предприятия.

Особенности применения доверенностей

Рассмотрим отдельные моменты, касающиеся применения доверенностей в ходе осуществления хозяйственной деятельности:

  • при отпуске ТМЦ за наличный расчет (то есть, если отпуск ценностей и расчет за них происходит одновременно) покупателю не нужно представлять доверенность (аналогичная позиция изложена в письме № 31-34000-30-27/14518);
  • при приеме-передаче ТМЦ в пределах одного юридического лица доверенности не применяются;
  • при получении ТМЦ лично руководителем (директором, исполнительным директором) или другим лицом, чьи права и полномочия отражены в уставе предприятия, доверенность не обязательна; вывод следует из части пятой ст. 65 Хозяйственного кодекса, в которой зафиксировано, что руководитель предприятия без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы в госорганах и органах местного самоуправления, других организациях, в отношениях с юридическими лицами и гражданами, в пределах и порядке, определенных учредительными документами; в этом случае при получении ТМЦ следует иметь при себе извлечение из устава или выписку из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей (далее — ЕГР);
  • при отпуске ТМЦ в адрес физических лиц — предпринимателей в случае получения их непосредственно предпринимателем достаточно предъявить документ, удостоверяющий личность, и выписку из ЕГР; если ТМЦ получает кто-либо из наемных работников, то на такого работника необходимо выписать доверенность; Инструкция № 99 распространяется исключительно на юридических лиц; поэтому при выписке доверенностей предприниматель имеет право либо оформить доверенность по форме № М-2, либо выписать ее в произвольной форме, но с соблюдением требований Гражданского кодекса.

Образцы заполнения доверенностей

Образец заполнения генеральной доверенности при централизованно-кольцевых перевозках

Образец заполнения доверенности юридического лица на представление интересов по судебным делам

Образец доверенности на представительство в контролирующих органах

Образец заполнения доверенности по форме № М-2 на получение ТМЦ

Источник: http://www.visnuk.com.ua/ru/pubs/id/7287

Доверенность на получение материальных ценностей. Состав и форма доверенности на ТМЦ

Форма журнала регистрации доверенностей. Журнал учета выданных доверенностей. Заполнение и образец

При приемке-передаче товара представитель поставщика вправе потребовать от представителя учреждения-заказчика доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Форма доверенности на ТМЦ разработана, но применение унифицированного бланка доверенности на товар не считается обязательным. Также не обязательно, но желательно вести журнал учета выданных доверенностей.

Как составить доверенность и внести ее в регистр учета, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Доверенность на получение ТМЦ необходима

В соответствии со статьей 312 Гражданского кодекса РФ должник вправе при исполнении обязательства потребовать доказательства того, что исполнение принимается самим кредитором или управомоченным им на это лицом. Дебитор принимает риск последствий непредъявления такого требования.

Покупатель, не выдавший своему представителю доверенность, о предъявлении которой заявил поставщик, считается просрочившим кредитором, поскольку не выполнил действий, до совершения которых поставщик не мог исполнить свое обязательство (ст. 406 Гражданского кодекса РФ).

Это означает, что для приемки товара представителю покупателя, как правило, требуется доверенность, предъявления которой от него может потребовать поставщик товара.

Подробнее об организации документооборота в учреждении – в статьях журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Не забудьте оформить подписку!

Согласно пункту 1 статьи 185 Гражданского кодекса РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

Доверенность на получение товаров и материальных ценностей (ТМЦ) – это документ, который организация выдает своему сотруднику.

Доверенность содержит в себе предоставление права на получение ТМЦ по заказу, договору у поставщика.

Порядок выдачи доверенностей на получение ТМЦ до 2012 года регламентировался Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности».

Согласно этому документу для оформления полномочий представителя на получение товара следовало применять унифицированные формы М-2 (при разовом получении ТМЦ) и М-2а (при регулярном получении ТМЦ). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Однако приказом Минфина России от 17 января 2012 г.

№ 5н эта инструкция была признана недействующей на территории РФ, и использовать эти формы доверенностей сейчас уже не обязательно.

С момента введения в действие части первой Гражданского кодекса РФ (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица оформляются в порядке, установленном статьей 185 Гражданского кодекса РФ (постановление Президиума ВАС РФ от 13 августа 1996 г. № 1792/96).

Состав и форма доверенности на получение товара

Доверенность на получение товара подчиняется общим требованиям гражданского законодательства и форме. В доверенность нужно включать указания на полномочия, устанавливающие пределы возможного выступления представителя от имени представляемого.

Однако закон не требует конкретизации всех возможных действий, совершаемых представителем.

В связи с этим доверенность может выдаваться на совершение строго определенного юридического действия (получение товара в определенном ассортименте и количестве), после чего такая доверенность прекращает свое правовое действие, а может наделять представителя полномочием на совершение неограниченного числа однородных сделок в течение срока действия доверенности. Во втором случае возможно, например, неоднократное получение товара от определенного в доверенности поставщика, товара определенного рода (марки, размера, цвета) или любого вида товара в течение срока доверенности. полномочия может быть конкретизировано и ограничено в доверенности определенными рамками (например, требованиями к качеству товара, месту его нахождения). Если доверенность выдается для получения конкретной индивидуально определенной вещи, целесообразно описать ее признаки (марку, заводской номер, цвет, комплектацию и пр.).

Доверенность может не содержать прямого указания на данные о товаре, а предусматривать отсылку к условиям договора, заключенного представляемым, или счету, содержащему сведения о подлежащем передаче товаре.

Доверенностью может быть предусмотрена возможность полной либо частичной передачи предусмотренных ею полномочий. Если о наличии такого полномочия доверенность не упоминает, признается, что представитель им не наделен.

Передоверие может быть также прямо запрещено основной доверенностью. В таком случае передоверие не допускается, даже если представитель вынужден к передоверию силою обстоятельств для охраны интересов представляемого (п. 1 ст.

187 Гражданского кодекса РФ).

Способ изготовления доверенности как документа нормативными правовыми актами не установлен. Она может быть заполнена как машинным способом, так и от руки либо комбинированным способом. Доверенность выдается за подписью руководителя учреждения или иного уполномоченного лица (ст.

185.1 Гражданского кодекса РФ). Выдача доверенностей на получение материальных ценностей допускается как работникам организации, так и лицам, не работающим в ней (решение ВС РФ от 6 июня 2011 г. № ГКПИ11-617, постановление ФАС Поволжского округа от 02.03.2007 № А12-14441/06-с51).

Следует учитывать, что если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).

Таким образом, формы, порядок выдачи и сроки доверенностей целесообразно закрепить в учетной политике учреждения.

В государственных учреждениях, как правило, используются доверенности формы М-2а, образец заполнения которой приводится здесь.

Журнал учета выданных доверенностей

С точки зрения законодательства о бухгалтерском учете, выдача доверенности не считается фактом хозяйственной жизни, поэтому не требует регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета (п. 8 ст. 3, ст. 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Поэтому ведение журнала учета выданных доверенностей – право, а не обязанность организации. В то же время, журнал учета выданных доверенностей на практике может выполнять ряд значимых функций, обеспечивая предотвращение возможных негативных правовых последствий, связанных с выдачей доверенности.

Например, ведение такого журнала упрощает контроль:

  • исполнения представителями данных им поручений;
  • однократной выдачи доверенности на получение одних и тех же ТМЦ (доверенность не будет выдана дважды одному и тому же или разным лицам);
  • своевременного возврата прекращенных (в частности, отмененных) доверенностей (по прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано немедленно вернуть доверенность – п. 3 ст. 189 Гражданского кодекса РФ).

Наконец, журнал учета выдачи доверенностей, если в нем имеется расписка о получении доверенности, в случае судебного спора может служить доказательством выдачи доверенности. В ряде случаев необходимость ведения журнала учета (регистрации) выданных доверенностей предусмотрена отраслевыми нормативными правовыми актами.

В журнале учета выданных доверенностей рекомендуется фиксировать:

  • номер, дату выдачи, срок действия доверенности;
  • должность, фамилию, имя и отчество лица, которому она выдана;
  • наименование поставщика, сведения о товаре или реквизиты договора, счета, наряда, иного подобного документа;
  • расписку лица, получившего доверенность;
  • отметку о выполнении поручения, отмене, возврате доверенности.

Также смотрите:
– Первичные документы бюджетных учреждений
– Назначение и смена материально ответственных лиц
– Материальная ответственность и возмещение ущерба
– Выдача денег под отчет
– Ответственность учреждения перед контрагентами
– Акт сверки взаимных расчетов

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3629-doverennost-na-poluchenie-materialnyh-tsennostey

Юрист прав
Добавить комментарий