Маршрут движения внутренних документов. Схема движения внутреннего документа. Основные процедуры по обработке входящих документов

Документооборот в организации

Маршрут движения внутренних документов. Схема движения внутреннего документа. Основные процедуры по обработке входящих документов

Специалисты определяют понятие документооборота в организации как движение документов на протяжении всего жизненного цикла: от создания до сдачи на хранение в архив. На деле это понятие гораздо шире.

Система документооборота — важный элемент делопроизводства, обязательный компонент управленческой деятельности.

В современном мире, где информация считается одним из главных ресурсов, бизнес не может существовать без рационального подхода к работе с документами.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Почему организация документооборота считается отраслью управления?
  • Как выстроить эффективную схему документооборота организации?
  • Каковы отличительные особенности внутреннего документооборота?

Организация документооборота

Документооборот организации относится к сложным технологическим процессам. В первую очередь, он связан с процессом документирования деятельности компании: созданием, приемом, передачей, согласованием и хранением служебной документации. С этой точки зрения его основными характеристиками считаются: маршрут движения документа и время, необходимое для его прохождения.

В современном делопроизводстве документооборот принято выделять в отдельную сферу деятельности. Он устанавливает инстанции прохождения документа и скорость его движения.

Принятый в организации порядок прохождения документации определяет эффективность многих бизнес-процессов.

От него зависят хранение информации, ее оперативный поиск и передача потребителям в определенные сроки с минимальными затратами.

Актуальность и достоверность информации напрямую влияют на продуктивность принимаемых административных решений. Именно поэтому организация документооборота относится к процессам управления. Она включает формирование технологии работы исполнителей, разработку информационно-поисковых систем, контроль исполнения распоряжений руководства.

Принципы рационального документооборота организации

Основным правилом организации документооборота в учреждении считается создание оптимальных условий для быстрого движения документов по максимально коротким маршрутам с минимальными трудозатратами. Многолетняя практика делопроизводства позволила определить принципы, соблюдение которых необходимо для оперативного прохождения документации:

  1. Операции по приему, регистрации, первичной обработке корреспонденции, ее отправке должны быть централизованы в специализированной службе (в маленьких компаниях ее роль играет отдельный сотрудник);
  2. Число инстанций, через которые проходит документ, необходимо свести к минимуму;
  3. Возвратные движения могут быть вызваны только деловой необходимостью;
  4. Целесообразна разработка собственной схемы продвижения для каждой группы документов, объединенных определенными видовыми признаками;
  5. В процессах прохождения и обработки базовых категорий документации должно быть достигнуто максимальное единообразие;
  6. Регистрация должна быть однократной, а идентификационные признаки — уникальными;
  7. Официальная корреспонденция нуждается в предварительном рассмотрении перед распределением и передачей на исполнение;
  8. Резолюции руководства должны максимально точно определять исполнителя, суть распоряжения и сроки его исполнения;

Соблюдение этих принципов координирования документооборота в организации позволит ему соответствовать основным показателям эффективности: прямоточности в движении, непрерывности делопроизводственных процессов, ритмичности движения потоков и пропорциональности загрузки каналов.

Организационные формы документооборота

При формировании правил документооборота в организации необходимо учесть ряд значимых факторов: структуру учреждения, способы принятия административных решений, принципы распределения обязанностей. Все это влияет на выбор наиболее целесообразной организационной формы:

Подразумевает объединение всех процедур работы с документацией в одном специализированном подразделении. Оптимальна для предприятий линейно-функциональной структуры управления (работающих по принципу единоначалия, т.е. подразделения и функции распределены линейно).

Предусматривает формирование собственной службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в каждом организационном подразделении. Используется при дивизиональной структуре предприятия (подразделения четко разделены, им предоставлена оперативно-производственная самостоятельность).

Часть работы выполняется центральной службой ДОУ, а некоторые процедуры осуществляются внутри подразделений.

Скачайте документы по теме:

Схема документооборота организации

В основе системы документооборота в организации лежит маршрутная схема прохождения документов. В ней все документальные потоки группируются по общим признакам и для них четко определяются инстанции и обязательные процедуры. В подобной схеме указывают:

  • какие исполнители (организационные подразделения) принимают участие в работе с данным документальным потоком);
  • каков точный маршрут движения (последовательность исполнителей);
  • совершает ли данный поток возвратные движения (попадает ли в одно и то же подразделение несколько раз);
  • какие операции производятся исполнителями;

Виды документальных потоков

Документальный поток — это организованное в пределах системы документооборота движение данных в заданном направлении. При этом данные обладают общим источником и приемником.

Документальные потоки организации классифицируются:

  • По отношению к объекту управления: ○ Горизонтальные (связывают компании или подразделения одного административного уровня);○ Вертикальные (восходящие и нисходящие потоки, циркулирующие между разными уровнями управления):○ Восходящие (входная документация получаемая компанией от подчиненных подразделений или организаций);○ Нисходящие (документы от вышестоящих компаний, органов власти, головных подразделений);
  • По направлению:
  • ○ Входящий (документация, поступающая в организацию);
  • Исходящий (документы, для отправки в другие учреждения);
  • Внутренний (акты, созданные внутри компании, но не предназначенные для выхода за ее пределы);

Этапы документооборота в организации

Схема документооборота организации подразумевает группировку всех процедур в несколько базовых этапов работы:

Получение, проверка корреспонденции, распределение по адресатам внутри компании, передача на рассмотрение руководства.

  • Предварительное рассмотрение

Выполняется службой ДОУ с учетом вида документа, важности содержания, сложности обсуждаемых вопросов, статуса автора и отправителя, срочности исполнения. После рассмотрения документы направляют руководству для вынесения резолюций и принятия административных решений.

Оптимизация документальных потоков и их сокращение, создание технологических инструкций, определение оптимальной последовательности процедур, оформление маршрутных схем.

Исполненные и отправляемые документы подготавливают с соответствующим качеством исполнения в полном объеме. Процедуры могут быть централизованы в специальном структурном подразделении, экспедиции компании.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210902-qqq-17-m5-dokumentooborot-v-organizatsii

Координация документооборота это

Маршрут движения внутренних документов. Схема движения внутреннего документа. Основные процедуры по обработке входящих документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Координация документооборота это». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.
Функции делопроизводства можно определить количественными параметрами, с помощью которых оценивается общий объем работ по их реализации.

График документооборота в организации первичного учета [02.03.11]

Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведен­ной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, спе­циалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г.

Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Какие документы обращаются в организации

Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.


Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17, где 218 — порядковый регистрационный номер; 08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения.

Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.
Документооборот — это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях.

В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.
Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Федерального казначейства. 3.

Начальник Отдела имеет заместителей согласно штатному расписанию. 4.

Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

Научная организация делопроизводства — основа сохранности и эффективности использования документов в будущем. Успешное комплектование Государственного архивного фонда РФ, состояние архивного дела в стране во многом определяются методикой и практикой делопроизводства.

Велико общественное значение делопроизводства в обслуживании граждан, удовлетворении их запросов.

Наименование должности формируется из слова «начальник» («заве­дующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канце­лярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, реги­страции), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др.

Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.

Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководи­теля организации, в котором указывается, с какого числа она будет вве­дена в действие, а также перечисляются необходимые подготовитель­ные мероприятия, которые должна провести служба Д О У .

Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно дол­жен быть ознакомлен не только сотрудник службы Д О У , но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструк­ция должна быть в каждом структурном подразделении организации.

Документооборот понятие документооборота и его основные этапы

Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

СДОУ – это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота.

Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (гсдоу) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах.

Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.

Должностная инструкция на руководителей подразделений службы ДОУ не составляется, так как в положениях о подразделениях всегда есть раздел «Руководство». Виды должностных инструкций, структура их текста, порядок их оформления, подписания и утверждения описа­ны в гл.

5. В заголовке должностной инструкции приводится наимено­вание должности, для которой она разработана, в соответствии с наи­менованиями должностей, приведенными в Общероссийском класси­фикаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.

В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других под­разделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служа­щих (технических исполнителей).

Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем.

После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 8).

Положение об Отделе координации документооборота и контроля исполнения поручений Управления делами Федерального казначейства I. Общие положения 1.

Отдел координации документооборота и контроля исполнения поручений Управления делами Федерального казначейства (далее — Отдел) является структурным подразделением Управления делами Федерального казначейства (далее — Управление), созданным в целях обеспечения реализации полномочий Федерального казначейства в области функционирования единой системы организации делопроизводства и архивного обеспечения, организации и контроля документооборота, контроля за исполнением поручений в Федеральном казначействе. Отдел создается и ликвидируется приказом Федерального казначейства.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота (приложение № 2), где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Источник: http://fortuna-yug.ru/chastnoe-pravo/3412-koordinaciya-dokumentooborota-yeto.html

Юрист прав
Добавить комментарий