Сроки хранения кадровых и архивных документов. Сколько лет хранится акт о профессиональном заболевании в организации

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Сроки хранения кадровых и архивных документов. Сколько лет хранится акт о профессиональном заболевании в организации

В этой статье рассмотрим срок хранения документов после ликвидации ООО.

А именно, что делать с кадровыми документами при ликвидации ООО; основная цель работы с документами на этапе ликвидации; для чего создается конкурсная комиссия либо конкурсный управляющий. Три вида кадровых документов в зависимости от сроков хранения после ликвидации ООО.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что делать с кадровыми документами при ликвидации ООО;
  • цель работы с документами на этапе ликвидации ООО;
  • для чего создается конкурсная комиссия либо конкурсный управляющий;
  • сроки хранения документов после ликвидации ООО.

Что нужно знать о сроках хранения документов после ликвидации ООО

При ликвидации компании сотруднику кадровой службы, прежде чем начинать поиск нового места работы, предстоит серьезно поработать.

Только на процедуры увольнения коллег, с которыми кадровик проработал не один день, уйдет три — четыре тяжелых месяца.

А еще предстоит немалая работа с документами, накопившимися за годы существования компании.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Документы по личному составу ликвидируемой компании должны поступать в соответствующий архив на хранение. Это означает, что основная цель работы с ними на этапе ликвидации — обеспечение сохранности. При этом кадровая отчетность должна сдаваться в архив в упорядоченном виде.

Ведь от того, насколько грамотно она будет подготовлена к сдаче в архив, нередко зависит будущая пенсия человека. В процессе такой подготовки могут быть выявлены документы, не подлежащие хранению. Их нужно будет уничтожить.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО прописаны законодательно и рассмотрены в этой статье.

Как хранить документы в кадровой службе

Что делать с документами при ликвидации ООО?

Итак, после того, как решение о ликвидации организации было принято в установленном законом порядке, создается конкурсная комиссия либо назначается конкурсный управляющий.

Именно эти органы обеспечивают сохранность кадровой отчетности, отвечают за сроки хранения документов после ликвидации ООО, за организацию процесса их сбора и упорядочения, за передачу их на хранение или уничтожение, то есть за все действия, совершаемые с документами при ликвидации организации.

В состав комиссии может входить сотрудник архива, который будет контролировать все процессы, связанные с подготовкой и передачей документов в свое управление.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

Кадровые документы при ликвидации организации следует передавать в архив. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предполагает два алгоритма действий для ликвидируемых организаций с отсутствующим правопреемником:

  • передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;
  • передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Также существуют специализированные архивы (центры) документов по личному составу. Однако функционируют они в нашей стране не повсеместно, а лишь в некоторых субъектах.

Кадровую отчетность перед сдачей в архив нужно подготовить: провести процедуру экспертизы ценности документов, оформить дела, составить описи и научно-справочный аппарат к ним.

Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Сроки хранения документов после ликвидации ООО определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

По срокам хранения документы после ликвидации ООО подразделяются на:

  • Документы постоянного хранения.
  • По личному составу со сроком хранения 75 лет.
  • Временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли.

Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации

Документы по сроку хранения после ликвидации ООО первой и второй группы, согласно закону, следует отдавать на хранение в государственные муниципальные архивные учреждения.

При этом негосударственные организации, в том числе ООО, должны передавать свою кадровую отчетность на архивное хранение по договору.

Документы ООО временного хранения, срок которых еще не истек, принимаются сотрудниками архива только на платной основе и при наличии свободных площадей. Для них существуют профессиональные архивные компании.

Окончательный расчет при увольнении: выплачиваем сотруднику все, что положено

Наиболее длительные сроки хранения документов после ликвидации ООО определены для кадровой отчетности. До пяти лет хранятся:

  • табеля (журналы)  учета рабочего времени;
  • документы о премировании работников (расчеты, списки, справки);
  • документы о разрешении трудовых споров;
  • переписка о проверке выполнения условий коллективного договора;
  • переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников.

До 75 лет — срок хранения документов после ликвидации ООО:

  • личных дел работников; 
  • трудовых договоров;
  • личных карточек;
  • невостребованных личных документов;
  • документы о субъекте персональных данных;
  • списки работников.

Документацию, связанную с аттестацией рабочих мест хранят 45 лет. 

Как уволить сотрудника при ликвидации организации или обособленного подразделения

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383620-qqq-16-m10-srok-hraneniya-dokumentov-posle-likvidatsii-ooo

сколько хранить документы после ликвидации ооо

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел.

Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации.

 Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

Принимая самостоятельное решение по данным вопросам, помните (!):

  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но это не гарантирует решение именно вашей проблемы.
  • Информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. (Простите нас)

Источник: https://transmskru.com/skolko-hranit-dokumenty-posle-likvidatsii-ooo/

Сколько лет надо хранить бухгалтерские документы. Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Сроки хранения кадровых и архивных документов. Сколько лет хранится акт о профессиональном заболевании в организации

-Основные средства-Сколько лет надо хранить бухгалтерские документы. Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.

Три типа сроков хранения

Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.

Влияет ли вид носителя на время хранения?

Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.

Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?

Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.

Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.

За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Медицинская документация

Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.

Бухгалтерская документация

Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве.

Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу — до того момента, как они будут переведены в архив организации.

Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.

Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.

Период хранения бухгалтерских документов

Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:

  • первичная документация, бланки — 3 года;
  • кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, — 5 лет;
  • платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) — 75 лет.

Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.

Кадровое делопроизводство

Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.

), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией.

Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.

Главное условие для хранения документации из отдела кадров — ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.

В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.

Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, «Срочно», «На подпись»). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.

Приказы

Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты.

Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников.

После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.

Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер.

По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети.

Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.

В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.

Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации «Перечень типовых управленческих документов», утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте — Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках».

Сроки хранения кадровой документации

Итак, в течение 5 лет хранятся:

  • Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
  • Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
  • Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
  • Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
  • Документы, касающиеся трудовых споров.
  • Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников — также в течение пяти лет.

На протяжении 3 лет хранятся:

  • Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
  • Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
  • Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.

Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.

Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.

Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки — в течение 75 лет.

Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) — в течение 75 лет.

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:

  • Прием, перемещение, увольнение сотрудников — 75 лет.
  • Учет командировочных работников — 5 лет со дня увольнения.
  • Учет военнообязанных — 3 года.
  • Сведения об отпусках — 3 года.
  • Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения — 75 лет.
  • Выдача трудовых вкладышей и книжек — 50 лет.
  • Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) — 3 года.
  • выдача командировочных удостоверений — 5 лет.

Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.

Что делать, если документ испорчен?

Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения — семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела.

Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен.

Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.

В заключение

Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения.

Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого.

Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет».

Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива.

До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Источник: https://spoontamer.ru/skolko-let-nado-hranit-buhgalterskie-dokumenty-hranenie-buhgalterskih.html

Срок хранения акт о профессиональном заболевании в организации

Сроки хранения кадровых и архивных документов. Сколько лет хранится акт о профессиональном заболевании в организации

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний. При указании сроков хранения документов негосударственным организациям следует исходить из сроков, перечисленных в гр.

Каковы действия организации здравоохранения при выявленном или предполагаемом случае острого профзаболевания? Результат расследования комиссии по выяснению причин появления профессионального заболевания оформляется актом, установленной формы не позднее Все материалы расследования подлежат хранению 75 лет. 2.5 Действия комиссии по расследованию профзаболевания.

Что в организации, что в органе санитарно-эпидемиологического надзора, подобный акт должен хранится 75 лет, то есть рассчитан он на всю жизнь, которую может прожить Какой срок хранения документов в организациях? Сколько лет хранятся медосмотры работников организации в архиве? Работодатель, страхователь обеспечивают хранение актов формы ПЗ-1 в течение 45 лет. Срок расследования и учета профессиональных заболеваний. Расследование профессиональных заболеваний, алгоритм действий при установлении профессионального заболевания, сроки, акт.

В случаях профессионального заболевания (отравления) акт по форме Н-1 также Материалы акта специального расследования в семидневный срок по окончании 34.

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в территориальном органе Роспотребнадзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания. Акт о профессиональном заболевании — граждан, выполняющих работу по 31.

Один экземпляр акта о Порядок оформления акта о случае профессионального заболевания. Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в центре государственного санитарно-эпидемиологического надзора и в организации, где проводилось расследование.

УТВЕРЖДАЮ Главный врач центра государственного санитарно — эпидемиологического Печать. Материалы расследования проф болезней, сроки их хранения. Экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве (форма Н-1) вместе с материалами расследования.

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в территориальном управлении Роспотребнадзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания. Обоснование: Согласно ст.

213 Трудового кодекса РФ Таким образом, документы о предварительных медицинских осмотрах работников хранятся в организации пять лет.

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 50 лет в территориальном управлении Роспотребнадзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания.

Сколько лет хранится акт о профессиональном заболевании в организации Сколько лет хранятся медосмотры работников организации в архиве? Акт расследования профзаболевания — образец. Срок хранения документов о предварительных медицинских осмотрах работников составляет пять лет.

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в управлении Роспотребнадзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания.

Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения.

Сроки хранения документов по охране труда

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации с помощью бумагорезательной машины. В Федеральном законе от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования. Бухгалтерская отчетность и учетные регистры.

Результаты медицинского осмотра могут быть обжалованы работодателем или гражданином в лечебно-профилактическом учреждении высшего уровня или в судебном порядке. 1.1 В какой срок работодатель обязан создать комиссию по расследованию профзаболевания?

Вернуться назад на Профессиональное заболевание.

По профессиональным заболеваниям 75 лет. Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению. ов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Порядок оформления акта о случае профессионального заболевания. В какой срок проводится расследование профзаболеваний?

Расследование профессиональных заболеваний на производстве

Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению. Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в Роспотребнадзоре и в В случае ликвидации организации акт передается для хранения в Роспотребнадзоре. 15 Материалы по расследованию профессиональных заболеваний.

других организациях — 3 г. Примечание: После замены новыми 38.Списки (ведомости) на выдачу специальной Ввиду отсутствия в законодательстве положений о сроках хранения инструкций, могу лишь Ведь и акты о НС хранятся 45 лет, а о профессиональных заболеваниях — 75. Приложение к Положению о расследовании и учете профессиональных заболеваний.

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в территориальном центре Роспотребнадзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному.

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования. Акт о случае. профессионального. заболевания вместе с. материалами. расследования. 2.4 Срок расследования и учета профессиональных заболеваний.

В течение срока, устанавливаемого руководителем организации в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. тэги: акт, заболевание, организация, хранение.

Срок хранения акта о несчастном случае на производстве — 45 лет.

Акты о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования подлежат хранению в течение75 лет в Центре государственного санитарно-эпидемиологического надзора и в организации, где проводилось расследование.

Срок хранения постоянно документов по охране труда в школах и других образовательных 635. Профессиональное заболевание (ПЗ) — это болезнь, полученная гражданином вследствие воздействия на организм негативных внешних условий на его рабочем месте.

Срок хранения актов профессионального заболевания и место их хранения? Сводная годовая бухгалтерская отчетность *.

В данном перечне указаны типовые документы организации (в том числе и по охране труда), а Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению. В скольких экземплярах подписывается акт расследования профзаболевания?

Любое отравление, острая форма болезни вследствие несчастных случаев в рабочее время служит фактором профессиональных заболеваний. При ликвидации предприятия данные документы передаются в ЦГСЭН. Срок хранения акта в ЦГСЭН и в архиве работодателя — 75 лет.

Документом, устанавливающим профессиональный характер заболевания (отравления), возникшего у работника, является акт о несчастном случае 23.

Акт о случае профессионального заболевания — это специальный документ, который необходим для установления факта наличия профзаболевания у работника Трудовым кодексом устанавливается срок хранения акта о случае профессионального заболевания.

В течение срока, уста — навливаемого руководите — лем организации в соответствии с правилами организации государст — венного архивного дела, но не менее 5 лет. Акты о профзаболеваниях, материалы расследований.

Срок хранения: * — В государственных организациях (при условии если они являются источниками комплектования государственных архивов), негосударственных Извещения об острых профессиональных заболеваниях и хронических профессиональных заболеваниях. Срок хранения Заключительного акта — 5 лет.

Источник: http://tetrahedriy.ml/4822-srok-hraneniya-akt-o-professionalnom-zabolevanii-v-organizacii

Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов

Сроки хранения кадровых и архивных документов. Сколько лет хранится акт о профессиональном заболевании в организации

Не виновен, пока не доказано обратное. Если позиция работодателя в итоговом акте служебной проверки окажется недостаточно аргументированной, впоследствии суд может встать на сторону работника. Юридически точное и делопроизводственно грамотное оформление документов на разных этапах расследования поможет вам вынести взвешенное решение и хладнокровно отстоять интересы компании в будущем.

Служебное расследование (служебная проверка) – процедура серьезная. Для доказательства мелких нарушений она не затевается. Часто с нарушителем корпоративного спокойствия достаточно провести профилактическую беседу.

Если же есть подозрения в том, что сотрудник нанес организации значительный материальный ущерб или использовал свои служебные полномочия в корыстных целях, то стоит перейти к строгим мерам.

Факт прогула также подтверждается результатами служебного расследования. 

Кроме того, к дисциплинарным нарушениям, за проверку которых возьмется специальная комиссия, относятся уклонение от медицинского освидетельствования (для работников некоторых профессий) и прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказ от заключения договора о полной материальной ответственности, если это является основной трудовой функцией работника.

В российском законодательстве отсутствует понятие служебного расследования как таковое.

Его можно считать частью дисциплинарного производства, в котором детально описан порядок привлечения к ответственности за дисциплинарный проступок.

Служебное расследование в отдельно взятой организации регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка и внутренними нормативными актами (инструкциями, положениями).

Важно знать, что проведение служебного расследования – мероприятие внутреннее. Работодатель может вызывать на «допрос» виновного, очевидцев произошедшего и других сотрудников, но только в рамках своей организации, ведомства, учреждения и т.п. Поскольку процедура носит добровольный характер, работники вправе отказаться от участия.

Нельзя заставлять работников проходить проверку полиграфом или без их согласия проводить обыск и личный досмотр. Если для служебного дела требуется заключение эксперта, допускается привлечение третьих лиц (аудиторов, оценщиков, медицинских работников, инженеров и др.) на договорной основе. Закон также разрешает направлять в государственные органы и пр.

организации необходимые для расследования запросы.

С чего начинается служебное расследование

Основная задача работодателя при проведении служебного расследования состоит в том, чтобы доказать факт совершения дисциплинарного проступка, установить вину работника и ее степень, характер и размер причиненного вреда.

Дополнительно определяются причины и мотивы совершения дисциплинарного проступка, смягчающие и/или отягощающие обстоятельства, возможности работодателя устранить и предотвратить такие нарушения трудовой дисциплины, меры по привлечению лиц к ответственности.

Перед началом официальной процедуры необходимо позаботиться о том, чтобы факт проступка был документально зафиксирован. Именно этот документ служит основанием для последующей проверки.

Это может быть служебная записка руководителя подразделения, отдела и/или непосредственного начальника. Как правило, она составляется в бумажном виде (см.

Образец 1), но может быть оформлена и в форме электронного документа. 

Служебная записка должна быть принята к исполнению и зарегистрирована. С того момента, когда на ней ставится входящий номер по журналу внутреннего документооборота и дата принятия, начинается отсчет времени для проведения расследования. Помимо служебной записки, основанием для проверки могут стать:

  • заявление самого работника;
  • претензия контрагента или жалоба потребителя;
  • акт об обнаружении недостачи товара;
  • заключение аудитора, акт инвентаризации;
  • письменные и устные обращения граждан, представителей организаций, содержащие сведения о совершении работником проступка и др.

Одного из этих документов достаточно для того, чтобы запустить процедуру служебного расследования. Стартовым выстрелом для него является приказ руководителя о проведении проверки или иного уполномоченного лица, ответственного за принятие кадровых решений.

Кто участвует в служебном расследовании

Обычно служебной проверкой занимается служба безопасности и/или подразделение внутреннего аудита. В небольших компаниях эти функции нередко на себя берет кадровая служба.

Как уже говорилось выше, для служебного расследования можно привлекать и сторонних специалистов (юристов, бухгалтеров и т.д.). В расследовании должен участвовать непосредственный начальник работника, в отношении которого оно проводится.

При этом важно знать, что для объективности проводимой проверки непосредственный начальник не может быть членом специальной комиссии. Это требование касается и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания.

Таким образом, в комиссию могут входить сотрудники службы безопасности и персонала, а также профсоюзной организации. Как правило, в ее составе находится не менее трех человек, возглавляемых начальником службы безопасности.

Сроки проведения расследования

Один месяц – столько времени отводится законом на расследование факта нарушений трудовой дисциплины. Он считается со дня принятия решения (издания приказа) о проведении проверки.

В том случае если расследование проводится на основании служебной записки какого-либо работника, то проверка должна быть завершена не позднее одного месяца с момента подачи документа (ст. 193 ТК РФ).

В указанный период не входит время болезни работника, пребывание его в отпуске, а также время, необходимое на учет мнения представительного органа работников, которое в совокупности не может превышать шести месяцев.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В эти сроки не включено время производства по уголовному делу.

Проведение служебного расследования

После того, как приказом руководителя была сформирована комиссия, начинается выяснение обстоятельств нарушения. У работника запрашивается письменное объяснение. По месту жительства работника рекомендуется направить уведомление – заказным письмом с описью вложения или телеграммой (см. Образец 2). 

Со дня получения уведомления отсчитывается два дня, в течение которых работник должен дать письменное объяснение. Отсутствие ответа по прошествии этого времени расценивается как отказ от содействия расследованию. О факте отказа составляется соответствующий акт (см. Образец 3). 

Формы этих документов не установлены, но желательно, чтобы они были подписаны всеми членами комиссии. Работник может составить объяснительную записку в свободной форме с соблюдением общих требований делопроизводства. В объяснительной работник излагает свою версию произошедшего, поясняет обстоятельства и указывает причины проступка (см. Образец 4). 

Объяснительная записка – обязательный, но не всегда единственный документ расследования. Комиссия может потребовать копии или оригиналы иных документов, подтверждающих вину или невиновность работник. Все полученные документы нумеруются и подшиваются в дело. В итоговом документе проверки они оформляются как приложения.

Если работник не вышел на работу, то на каждый день отсутствия составляется акт об отсутствии лица на рабочем месте.

К акту можно приложить косвенные доказательства, как например, факт отсутствия подписи работника в журнале учета прихода и ухода работников, информацию в электронной системе контроля доступа персонала, докладные записки сослуживцев и непосредственного начальника и др.

Требование явиться на работу и представить объяснения прогула направляется заказным письмом с описью вложения или телеграммой по месту жительства работника, если он не появлялся на рабочем месте два дня подряд. Срок ожидания ответа рекомендуется отсчитывать с даты получения письма или телеграммы. Работник может направить свои объяснения в письменной форме.

При наличии подтверждения, что корреспонденция не была получена адресатом, работодатель вправе обратиться в полицию или направить запросы в больницы. Важно помнить, что если причины неявки на работу в суде будут признаны уважительными, работник будет восстановлен в должности и работодатель понесет убытки в виде денежных компенсаций работнику за все время его отсутствия на работе.

Согласно Федеральному закону 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества. Инвентаризация проводится комиссией на основании приказа руководителя организации.

Установление причин возникновения и размера материального ущерба обязательно до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками.

При этом размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день его причинения (ст. 246 ТК РФ). Но он не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета за минусом амортизационных отчислений.

Как правило, для определения размера работодатели приглашают независимых оценщиков либо берут данные балансовой стоимости имущества.

Злоупотребление полномочиями

Для того чтобы выявить факт злоупотребления полномочиями, проводится аудиторская проверка или привлекаются независимые аудиторы. Их услуги могут понадобиться для установления, например, обоснованности отпуска товаров, передачи в аренду имущества по заниженным ценам и др.

Для акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью решение об аудиторской проверке принимается общим собранием участников (акционеров) юридического лица с целью подтверждения правильности бухгалтерской документации, финансовой отчетности и состояния текущих дел организации.

Как оформить результаты служебного расследования

Итогом служебного расследования является письменное заключение или акт (см. Образец 5), составленный на основании собранных материалов. Заключение состоит из трех частей: вводной, описательной и резолютивной:

  • Вводная часть содержит факт нарушения дисциплины труда, дату нарушения, период проведения расследования и состав комиссии.
  • Описательная часть подробно излагает доказательства расследования.
  • Резолютивная часть – это резюме: кто конкретно и в чем именно виновен, имеются ли у данного сотрудника аналогичные неснятые взыскания.

В конце приводится список приложений к итоговому акту комиссии:

  • служебные записки об обнаружении факта дисциплинарного проступка, акты об отсутствии работника, иные документы, являющиеся основанием для проведения расследования;
  • адресное требование представить объяснения, документы, подтверждающие направление (вручение) данного требования, объяснительную записку работника (либо акт об отказе ее представления);
  • докладные, служебные и объяснительные записки должностных лиц и очевидцев происшедшего;
  • акт инвентаризации;
  • заключение аудитора; заключения независимых экспертов, а также показания специальных технических средств и т. д.

Документ вместе с приложениями должен быть подписан всеми членами комиссии. В делопроизводстве итоговому акту присваивается порядковый номер, указывается дата его составления. Она и является днем окончания расследования. Документ утверждается руководителем организации и заверяется печатью.

Ответственность при дисциплинарном проступке

Решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принимается на усмотрение работодателя. Оно должно быть принято руководителем организации в течение трех дней с момента окончания расследования.

Некоторые работодатели ограничиваются мягкими мерами воздействия: проведением бесед, выражением порицания и др. В ТК РФ предусмотрено три вида наказания: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям.

Другие взыскания к работнику применяться не могут, за исключением работников, в отношении которых действуют специальные уставы и положения о дисциплине труда (ч .5 ст. 189 ТК РФ).

Обязательному привлечению к дисциплинарной ответственности подлежат руководители организации или ее структурного подразделения либо их заместители за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения. Если факт нарушения был подтвержден в ходе проверки, должностное лицо должно быть привлечено к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения (ст. 195 ТК РФ).

Решение о дисциплинарном взыскании оформляется приказом (см. Образец 6), в котором определяются виновные должностные лица, наложенные взыскания и основания вынесенного решения. 

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Для учета служебных расследований и их результатов в бумажном или электронном виде ведется Журнал учета служебных расследований (см. Образец 7). Все материалы расследований целесообразно хранить подшитыми в отдельные дела либо в одно дело и размещать в хронологическом порядке.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ, с приказом о применении дисциплинарного взыскания работник обязательно должен быть ознакомлен в течение трех рабочих дней дня его издания, не считая времени его отсутствия на работе.

В случае отказа работника составляется соответствующий акт. Ст.

248 ТК РФ установлено, что приказ о взыскании с материально ответственного лица суммы причиненного ущерба издается не позднее чем через один месяц с момента окончательного установления работодателем его размера.

ВНИМАНИЕ! Желательно, чтобы работник ознакомился со всем пакетом документов под роспись. В будущем это может предотвратить подачу работником иска, поскольку он заранее знал аргументированную позицию работодателя.

Если в ходе служебного расследования были обнаружены признаки состава преступления (например, работник использовал служебные полномочия в целях извлечения личной выгоды), необходимо их назвать и внести предложения руководителю организации рассмотреть вопрос о возбуждении уголовного дела.

Т.В. Войцехович

Источник: http://naar.ru/articles/kak-pravilno-provesti-sluzhebnoe-rassledovanie-jetapy-sroki-i-formy-dokumentov/

Юрист прав
Добавить комментарий