Возмещение расходов без подтверждающих документов. Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке. Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

Вопросы налогообложения служебных командировок

Возмещение расходов без подтверждающих документов. Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке. Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В настоящее время с тем, чтобы расширить свой бизнес или просто для того, чтобы его сохранить, компаниям приходится искать как новые рынки сбыта, так и новых партнеров. С этой целью сотрудников направляют в командировки с определенными поручениями. Проблема в том, что с начала 2017 года в налоговом учете многие некогда стандартные операции теперь отражаются иначе.

Ндфл со сверхнормативных суточных, выданных в иностранной валюте

Согласно пункту 5 статьи 210 Налогового кодекса (далее — Кодекс) для целей обложения НДФЛ доходы, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов.

По общему правилу дата фактического получения дохода при направлении сотрудников в служебные командировки определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК).

То есть в обычной ситуации инвалютные суточные для целей обложения НДФЛ пересчитывать в рубли нужно в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке.

И именно на эту дату определяется, возникает ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход в виде сверхнормативных инвалютных суточных или нет.

Напомним, что для целей обложения НДФЛ суточные нормируются. Согласно пункту 3 статьи 217 Кодекса не облагаются НДФЛ суточные, выплачиваемые за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути работнику в следующих пределах:

  • в размере 700 руб. за день — при командировках внутри РФ;
  • 2 500 руб. — за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Между тем для ситуаций, когда сотрудник увольняется до окончания месяца, в котором был утвержден авансовый отчет, действуют иные правила. На это указано в письме Минфина от 14 декабря 2016 г. N 03-04-06/74732.

Дело в том, что согласно пункту 2 статьи 223 Кодекса в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.

Плюс ко всему и статья 80 Трудового кодекса обязывает работодателя произвести окончательный расчет с увольняющимся сотрудником в последний день работы.

Поэтому в Минфине решили, что если работник увольняется до истечения календарного месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке, то дата фактического получения дохода, в том числе и в виде сверхнормативных суточных, определяется как последний день работы сотрудника.

Иными словами, инвалютные суточные в рассматриваемой ситуации должны быть пересчитаны по курсу ЦБ на дату увольнения работника. Соответственно, в этот момент исчисляется соответствующая сумма НДФЛ, которая удерживается с доходов сотрудника при их фактической выплате.

Отметим, что на самом деле решение, предложенное Минфином, напрямую из норм Кодекса не следует. Однако такой подход удобен всем — организации не придется подавать в налоговый орган сведения о неудержанной сумме НДФЛ, а сотруднику — самостоятельно платить налог с выплаченных ему сверхнормативных суточных.

Обложение сверхнормативных суточных страховыми взносами

Нет. Здесь действуют иные правила. Дело в том, что главой 34 Кодекса не предусмотрено никаких особенностей для пересчета в рубли сумм суточных, выплачиваемых работнику в иностранной валюте.

Пунктом 1 статьи 424 Кодекса установлено, что дата осуществления выплат и иных вознаграждений для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника.

Таким образом, в целях исчисления страховых взносов с сумм суточных, выплачиваемых работникам сверх 2 500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами территории РФ, пересчет в рубли суммы суточных, выплаченной работнику в иностранной валюте, осуществляется по официальному курсу ЦБ, установленному на дату начисления указанной суммы суточных в пользу работника. На это в том числе указано в письме Минфина от 16 марта 2017 г. N 03-15-06/15230.

Компенсация штрафа командированному

Нет, расходы в виде штрафа за нарушение ПДД в командировке включению в авансовый отчет по командировке не подлежат. Эти затраты не имеют никакого отношения к командировочным расходам.

Ведь сотрудник, нарушивший правила дорожного движения, обязан заплатить штраф за совершенное им правонарушение вне зависимости от того, дал ли ему на то разрешение работодатель или нет. Причем работодатель вовсе не обязан этот штраф ему компенсировать.

Поэтому подобные компенсации, если работодатель принял соответствующее решение, не являются обоснованным расходом по налогу на прибыль, зато при этом сотрудник, что совершенно очевидно, получает экономическую выгоду, то есть облагаемый НДФЛ доход.

Утверждение авансового отчета по командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Таково требование пункта 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749.

В общем случае к авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В рассматриваемой ситуации сотрудник на оборотной стороне авансового отчета (форма АО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. N 55) или на оборотной стороне самостоятельно разработанной компанией формы должен вписать только выплаченную ему сумму суточных.

Прилагать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходование суточных, не нужно. Как указано в письме Минфина от 11 декабря 2015 г. N 03-03-06/2/72711, расходы на командировки в виде суточных учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета.

При этом представления каких-либо документов, подтверждающих фактически понесенные работником затраты, для признания расходов в виде суточных не требуется.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации утверждение авансового отчета по командировке является обязательным. В противном случае компания не сможет учесть расходы в виде суточных при расчете налога на прибыль.

Обратите внимание, суточные по командировкам по России не облагаются НДФЛ только в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке. Соответственно, поскольку сотруднику выплачивались суточные в размере 900 руб., то «излишки» включаются в базу по НДФЛ.

Причем для целей обложения НДФЛ датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных является последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке. А удержать исчисленную сумму налога следует при ближайшей выплате сотруднику дохода (п. 3 и 4 ст.

226 НК).

Посадочный талон отсутствует

К сожалению, нет. Посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс в том случае, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет).

Поэтому для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), но и посадочный талон.

На этом настаивает Минфин в письме от 9 января 2017 г. N 03-03-06/1/80056.

Дело в том, что для целей налогообложения прибыли признаются только документально подтвержденные расходы.

Если же говорить о расходах на проезд к месту командирования и обратно, то в данном случае нужно не только подтвердить, что билет был приобретен, но и то, что сотрудник в действительности осуществлял перелет. В то же время согласно пункту 84 Приказа Минтранса от 28 июня 2007 г.

N 82 при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.

При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация. Иными словами, посадочный талон подтверждает, что имел место факт перелета. Так что без этого документа расходы на проезд не могут быть учтены при расчете налога на прибыль.

А как же тогда быть?

В такой ситуации следует направить сотрудника к авиаперевозчику или его представителю за справкой. В этой справке должны быть указаны фамилия, имя, отчество пассажира, а также дата, маршрут и стоимость его перелета. Как следует из письма Минфина от 18 мая 2015 г.

N 03-03-06/2/28296, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций.

Отсутствуют дубликаты проездных документов

При отсутствии посадочного талона и указанной справки сумму возмещения расходов на проезд работника придется включить не только в базу по НДФЛ, но и в базу по страховым взносам.

Ведь в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

То есть компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение. А стало быть, при отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

В свою очередь, и в пункте 2 статьи 422 Кодекса прямо сказано, что взносами не облагаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места командирования и обратно.

Соответственно, при отсутствии документального подтверждения, в частности посадочного талона, компенсация стоимости проезда облагается страховыми взносами как иная выплата, произведенная в рамках трудовых отношений.

Напомним, что согласно статье 166 Трудового кодекса (далее — ТК) командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Срок такой поездки определяет руководитель организации исходя из объема, сложности и других особенностей служебного поручения, которое должен выполнить командированный работник (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, далее — Положение).

В соответствии со статьей 168 ТК в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Расходы по командировке при исчислении налога на прибыли и вычет НДС

Да, из положений пункта 7 статьи 171 Налогового кодекса прямо следует, что вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также по расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. Соответственно, если командировочные расходы не учитываются при определении базы по налогу на прибыль, то и применение вычетов по НДС в данном случае неправомерно.

Источник: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/slujebnye-komandirovki-2017-nalogi

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Возмещение расходов без подтверждающих документов. Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке. Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

 Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб.

, дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы.

Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Источник: http://buh-aktiv.ru/oplata-sluzhebnyh-komandirovok-i-komandirovochnye-rashody/

Для командировки какие документы необходимы. Оформление командировки: правила, документы, компенсация расходов

Возмещение расходов без подтверждающих документов. Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке. Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2019 году включает три этапа — документальное оформление, выплата сотруднику аванса на поездку и учет командировочных расходов.

Шаг 1. Оформляем командировку

В положении пропишите порядок документального оформления командировок в компании, сроки поездки, новые правила учета расходов на командировки сотрудников, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.

Основание для направления работника в служебную поездку — решение директора о направлении в командировку. Документ можно оформить в произвольном виде или по унифицированной форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это надо сделать до того, как отправили сотрудника в командировку.

Дни поездки надо отметить в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Проставьте буквенный код «К» или цифру «06».

Шаг 2. Оплачиваем командировку

Штатному сотруднику, которого направили в служебную командировку, организация в 2019 году должна возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещают в порядке, который установили в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ст. 168 ТК РФ). Порядок для разных сотрудников может быть разным.

К примеру, он может зависеть от должности работника, стажа, квалификации или отдела (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Подробнее о том, какие расходы нужно компенсировать сотруднику, который отправился в командировку , рассказали эксперты системы «Главбух» .

Как оформить командировочные расходы (нормы и порядок возмещения затрат) компания решает самостоятельно, причем в 2019 году можно применять порядок 2018 года (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как оплатить командировку внештатного сотрудника

Когда человек работает по гражданско-правовому договору, его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК). Поэтому учитывать расходы на командировки подрядчиков нужно в особом порядке.

В законодательстве есть нормы только для суточных. И то только в части НДФЛ и взносов. Так, чтобы с суточных не считать налог и взносы, на поездки по России на день надо выдавать по 700 руб.

, а для заграничных поездок по 2500 руб. Если выплачиваете больше, то с разницы придется удержать НДФЛ и заплатить взносы.

В остальном загранкомандировки и поездки внутри страны оформляем и оплачиваем одинаково.

Подтверждением командировочных расходов будет авансовый отчет сотрудника. К отчету работник прикладывает документы на его затраты на командировки. Как оформить авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки, читайте в другой статье .

За время командировки за штатным сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его платят за все дни работы сотрудника по графику для этого работника. В том числе за дни, когда командировочный был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Шаг 3. Учитываем расходы по командировке

Чтобы списать расходы на командировку в 2019 году, составляют авансовый отчет. Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, которые подтверждают расходы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Командированные подотчетники часто подкидывают проблемы бухгалтеру. То принесут билет, оплаченный милями, то огромный счет на услуги VIP-залов.

Учет командированных расходов чиновники закрепили в статье 264 Налогового кодекса. Обычно в затраты входят суточные, затраты на проезд и оплата проживания (ст. 168 ТК РФ). Рассмотрим налогообложение командировочных расходов в 2019 году подробнее.

Эксперты предупреждают

31 процент бухгалтеров путаются в расчетах по однодневным командировкам и обычным/ Они думают, что однодневные командировки надо оплачивать так же, как обычные.

Суточные

Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.

Если работник едет на машине, которая принадлежит ему на праве собственности или которую взял в аренду, то нужна еще служебная записка. Она понадобится и при поездке на служебном авто. Составленный документ прикладывают к авансовому отчету. А для подтверждения расходов на бензин используйте чеки АЗС и путевые листы.

Расходы на проезд

Источник: http://www.balaklawa.ru/primery-oshibok/dlya-komandirovki-kakie-dokumenty-neobhodimy-oformlenie.html

Возмещение расходов на проживание в гостинице

Возмещение расходов без подтверждающих документов. Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке. Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать.

В соответствии с Постановлением № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться.

Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов.

При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются.

Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем.

Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Где сотрудник может проживать

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

  • гостиницу, отель;
  • служебную квартиру;
  • арендованную квартиру;
  • жилые помещения у родственников.

В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

Какие документы сотрудник должен предоставить

Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

  • счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
  • договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
  • в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.

Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Оплата проживания в командировке в 2018 году

Направление сотрудника в деловую поездку — это решение работодателя. Оно связано с текущей необходимостью или прохождением сотрудником обучения.

Направление в поездку сотрудника налагает на работодателя ряд обязанностей. Он должен сохранить на этот период заработную плату, компенсировать расходы на проезд и выплачивать ежедневное содержание.
Кроме того, работник имеет право на компенсацию понесенных убытков за гостиницу.

Оплата проживания в гостинице в командировке

Существуют определенные правила, по которым производится возмещение за жилье в командировке. Следует указать, что закон устанавливает основное правило, согласно которому, такие убытки должны компенсироваться за счет средств работодателя. А в развитии данного положения каждая организация вправе принимать собственные внутренние нормативные акты.

Основные правила возмещения расходов за жилье, можно представить в следующем виде:

  • необходим приказ о направлении в деловую поездку. В бюджетном учреждении такие приказы издаются во всех случаях. Это необходимое условие, которое подтверждает, что сотрудник действует в интересах работодателя;
  • покрытие затрат производится на основании подтверждающих документов. Это означает, что сотрудник обязан предоставить руководству справки из гостиницы об оплате. В государственном учреждении, такие справки являются основным документом для возмещения расходов;
  • в некоторых случаях, учреждения устанавливают пределы для возмещения. Подобные правила наиболее характерны для государственных органов. Это делается в целях сбережения бюджетных средств. Например, бюджетная организация может установить предельную сумму возмещения в 1500 рублей или более. В целом, учреждения стараются установить как можно меньший лимит для сотрудников.

При этом необходимо указать, что государственные органы не могут отказать сотруднику в оплате за проживание в командировке. При наличии приказа и предоставлении подтверждающих документов, организации, в том числе и бюджетные, обязаны компенсировать указанные затраты.

Оплата за проживание в командировке без подтверждающих документов

Такой вариант возможен только при наличии согласия руководства. Возмещение за гостиницу без подтверждающих документов допускается при наличии соответствующей договоренности с работодателем.

Следует отметить, что в бюджетных организациях данный вариант невозможен. Бухгалтерия бюджетной организации просто не будет иметь оснований для возмещения затрат без подтверждающих оплату документов. Подобное перечисление невозможно будет провести.

Только коммерческие компании имеют такую возможность. В этом случае, работнику выдаются денежные средства на весь период в определенном размере. Как правило, сотрудник должен предоставить распечатку с любого сервиса по бронированию гостиниц. Если стоимость проживания устроит руководство, то сотрудник получит возмещение в указанном размере.

Проживание в командировке – по какому коду КОГСУ платить командировочные

Указанные расходы следует компенсировать по коду 112, подстатьи 212 КОСГУ. Данный вариант является правильным и соответствует нормам законодательства и положением постановлений правительства.

Такая кодировка необходима для работников бухгалтерии. Она не нарушит положения закона о бухгалтерском учете. Соответственно бухгалтер будет прав и не понесет ответственность за неправильное проведение платежа.

Оплата проживания в командировке военнослужащим 2018

Оплата проживания в командировке МВД, сотрудникам прокуратуры и иных силовых ведомств производится по единым стандартам. Бюджетные организации устанавливают собственные нормативы возмещения за отели в командировке.

Как правило, предельное значение устанавливается в 1500 рублей. В некоторых случаях данная сумма может быть ниже или немного выше. Но рассчитывать на компенсацию гостиницы в сумме 5000 рублей или более, не следует.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации 2018

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится по трем основным вариантам:

  • если вопрос о проживании согласован заранее и известна конкретная гостиница, работник может получить деньги на руки под отчет. Это будет определенная сумма, необходимая для платы за гостиницу;
  • нередко сотрудники самостоятельно платят во время проживания. После чего они предоставляют документы в бухгалтерию и получают соответствующее возмещение;
  • возможна и непосредственная плата за гостиницу из средств работодателя. Таким образом, жилье будет оплачено на весь отрезок времени нахождения в командировке изначально.

Вопрос-ответ по теме

Просим разъяснить как правильно возместить сотруднику расходы на проживание в гостинице в загранкомандировке в Грузии, если сотрудник произвел оплату за проживание в гостинице своей банковской картой (банковская карта рублевая).

Сотрудник предоставил чек по оплате проживания, в котором списана сумма в валюте страны проживания — Грузии, а также предоставил счет за проживание, где сумма проживания по датам проживания указана в валюте страны проживания — Грузии, а в итоговой строке счета указаны суммы как в валюте Грузии так и в долларах США.Каким образом произвести правильно расчет компенсации сотруднику стоимости за проживание в загранкомандировке в Российские рубли? На дату утверждения авансового отчета курс ЦБ РФ какой валюты применять в данной ситуации, Грузии или Долларов США?

Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа. Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте.

В авансовом отчете сумма расхода указывается по курсу на момент проведения платежа. Курс какой валюты брать зависит от того, в какой валюте произошло списание. Это будет видно из банковской справки.

1.Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА», № 9, CЕНТЯБРЬ 2015

РАБОТНИК ОПЛАТИЛ ГОСТИНИЦУ
В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ РУБЛЕВОЙ КАРТОЙ, НО В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ

Смотрите так же:  Начисление выходного пособия в зуп

Документ:

Источник: https://izhstatus.ru/vozmeshhenie-rashodov-na-prozhivanie-v-g-1623

Отчетные документы для командировочных: бланки и статьи расходов

Возмещение расходов без подтверждающих документов. Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке. Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

Отчетные документы для командировочных: бланки и статьи расходов

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • На кого оформляют отчетные документы для командировочных
  • Как отчитаться за расходы на проживание в командировке
  • Какие документы подтверждают расходы на проезд
  • Какие расходы возмещаются при командировке за границу

Отправляя своих сотрудников в командировку, предприятие берет на себя расходы, основная часть которых приходится на проезд к месту назначения и проживание в гостинице.

Для того чтобы бухгалтерия компенсировала затраты, работник обязан предъявить отчетные документы, которые подтверждают факт платежей. К таковым относятся кассовые чеки, корешки приходно-кассовых ордеров.

Налоговая инспекция предъявляет определенные требования к тому, как именно должны быть оформлены отчетные документы для командировочных. В этом вопросе разберемся далее.

Когда оформлять отчетные документы для командировочных

На большинстве предприятий возникает производственная необходимость, чтобы кто-то из специалистов выезжал в командировку в другие регионы для решения различных вопросов бизнеса. В соответствии с Трудовым кодексом РФ отправить в командировку можно не любого специалиста, существуют некоторые ограничения.

«Виды налоговых проверок: что должны знать владельцы бизнеса» Подробнее

В частности, нельзя послать в командировку следующие категории работников:

  • Сотрудники, с которыми заключен ученический договор. Нельзя отправить такого работника в командировку во время учебного процесса. Выезд по поручению руководства возможен только в тот период, когда занятия не проводятся (ст. 203);
  • беременные женщины (ст. 259 Трудового кодекса РФ);
  • несовершеннолетние лица (до 18 лет), исключение составляют люди творческих занятий: спортсмены, артисты или журналисты (ст. 268);
  • женщины, имеющие маленьких детей, могут быть отправлены в командировку только в том случае, если они в письменной форме выразят свое согласие и у них не будет медицинских противопоказаний. Наниматель обязан проинформировать сотрудницу о том, что она имеет право отказаться от командировки;
  • мать, отец или опекун, который в одиночку воспитывает ребенка моложе 5 лет (ст. 264 Трудового кодекса РФ);
  • родители, имеющие ребенка-инвалида;
  • сотрудники, на попечении которых находятся больные родственники, при наличии подтверждающих медицинских документов (ст. 259 Трудового кодекса РФ).

Предприятие имеет право официально отправить в командировку специалиста, с которым заключен трудовой договор.

Но в практике часто бывает так, что руководство посылает в другой регион по служебной надобности:

  • сотрудника, отношения с которым оформлены гражданско-правовым договором;
  • специалистов, официально работающих в компании-партнере и не имеющих трудовых отношений с командирующей организацией.

В указанных выше случаях предприятие не имеет законных оснований на оформление командировочных документов. Но это не значит, что такие расходы не подлежат возмещению.

Командирующее предприятие должно иметь свой регламент, в соответствии с которым компенсируются затраты, при этом обязательным условием является наличие взаимосвязи между производственной необходимостью и командированием стороннего специалиста.

Некоторое время назад отчетные документы для командировочных состояли из служебного задания, командировочного удостоверения и отчета по итогам работы. В настоящее время этот пакет расширен, теперь в него входят следующие бумаги:

  • Приказ руководства, в котором содержится задание о выезде специалиста в командировку и описаны ее цели.
  • Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, где каждая статья расхода подтверждается соответствующими документами.
  • Табель рабочего времени, в котором отмечаются все дни, проведенные специалистом в командировке. За этот период начисляется средний заработок.
  • Служебная записка. Она прикладывается к отчетным документам для командировочных в том случае, если специалист совершал поездку на своем личном автомобиле.

Разберем более подробно, как сделать отчетные документы для командировочных, каковы возможные последствия неправильного их оформления.

Необходимые документы для командировочных

  1. Как составляется командировочный приказ
  2. Издание приказа о командировке регламентируется Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. Каждая организация имеет свою форму приказа, разработанную в соответствии с собственными нуждами. В документе обязательно содержится следующая информация: Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и возвращения.

    Приказ должен быть утвержден руководителем предприятия, зарегистрирован в соответствующем журнале. Командируемый специалист знакомится с документом до начала поездки.

  3. Авансовый отчет
  4. Часть средств, необходимых на командировку, сотруднику выдается заранее в виде аванса. Эти деньги нужны для покупки проездных билетов и бронирования номера в гостинице. По окончании поездки сотрудник заполняет авансовый отчет, в котором перечисляет все понесенные командировочные расходы, подтверждая их соответствующими чеками.

    Этот отчетный документ сдается в бухгалтерию не позднее трех дней после даты возвращения к основному месту работы. Авансовый отчет проверяется бухгалтером на предмет адекватности и подлинности записанной информации и предоставленных документов. При отсутствии замечаний и нарушений работнику компенсируются командировочные затраты с учетом выданного ранее аванса.

  5. Как оформляется командировка в табеле
  6. Несмотря на то что командированный сотрудник какое-то время отсутствует на своем рабочем месте, в табеле эти дни должны быть записаны соответствующим образом. Во все дни командировки в клетках табеля проставляется буква «K», причем рабочие часы записывать необязательно.

    Если командировка выпадает на выходные или праздничные дни, в которые сотрудник фактически тоже работает, в табеле проставляются буквы «К-В», оплата за эти дни в соответствии с законодательством начисляется двойная. Занятость специалиста при этом должна быть согласована с руководством предприятия.

  7. Как оформить служебную записку
  8. Часто бывает, что удобнее поехать в командировку на личном автомобиле. Естественно, что в этом случае нет необходимости оформлять проездные билеты. По возвращении сотрудник прикладывает к отчетным документам для командировочных служебную записку, в которой отражает даты отъезда и возвращения.

Расходы на топливо и парковку для личного автотранспорта во время поездки относятся к категории служебных командировочных и компенсируются предприятием.

«Признаки фирм-однодневок: как распознать мошенников» Подробнее

Необходимо понимать, что служебная записка является только дополнением к остальному пакету отчетных документов для командировочных. Засчитать расходы по поездке только на основании одной служебной записки невозможно.

Этот отчетный документ составляется в произвольной форме, в нем обязательно должна быть отражена следующая информация: название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата, подпись командированного.

Бывает и так, что при необходимости срочной поездки в другой регион невозможно приобрести билеты на общественный транспорт, тогда специалист вынужден воспользоваться попутным автомобилем или ему выделяется служебная машина. В этом случае точно так же оформляется служебная записка как обоснование понесенных расходов.

Зачем отчитываться за командировочные расходы

В соответствии со ст. 171 Налогового кодекса РФ командировочные затраты учитываются при формировании базы налогообложения.

Для того чтобы воспользоваться этой возможностью, необходимо правильно оформить отчетные документы для командировочных и подтвердить их соответствующими чеками.

Кроме того, командировочные расходы должны носить производственный характер и быть непосредственно связаны с основной деятельностью предприятия, направленной на извлечение прибыли. Это положение регламентируется гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ.

Источник: https://kbdp.ru/news/otchetnye-dokumenty-dlya-komandirovochnykh/

Юрист прав
Добавить комментарий