Заявление на компенсацию стоимости билета командировка образец. Как составить заявление на командировку? Заявление на выдачу денег на командировку

Образец заявления на оплату командировочных расходов — Svyatky.ru

Заявление на компенсацию стоимости билета командировка образец. Как составить заявление на командировку? Заявление на выдачу денег на командировку

03.06.2018 admin

Направление работника на выполнение трудовой функции, обусловленной служебным заданием, не по месту его постоянной работы непосредственно связано с расходами направляющего предприятия (организации).

Представленные траты состоят из выплаты командированному сотруднику заработной платы за весь период служебной поездки, оплаты проезда и проживания в месте направления, покрытие суточных расходов и др. (компенсация сверхурочных работ, ночных смен и пр.).

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Все обусловленные растраты оформляются и подтверждаются документами строгой отчетности, в том числе и заявлениями на командировочные расходы.

Нормативное регулирование указанного вопроса осуществляется в соответствии с Трудовым и Налоговым кодексами России, а также Положениями № 922 и №749, утвержденными Постановлениями Правительства РФ от 24 декабря 2007 года и 13 октября 2008 года соответственно.

Нужно ли составлять для получения возмещения командировочных расходов?

Законом на работодателя возлагается обязательство по выдаче работнику, направленному в служебную поездку, аванса на командировку (п. 10 Положения №749 и статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации). Как выдается аванс, читайте здесь.

Такая выплата производится бухгалтерией направляющего предприятия (организации) на основании соответствующего приказа руководства, а также заявления от самого командированного сотрудника и включает в себя суммы на покрытие проезда, проживания, суточных трат. Может выдаваться наличными или на карту командировочного лица.

Как оформить служебное задание, читайте здесь.

Именно этот документ является главным основанием для выдачи средств из кассы компании или произведения безналичных перечислений на банковскую карту трудящегося.

Издается такой приказ перед поездкой и должен подаваться в бухгалтерию вместе с заявлением от сотрудника на получение аванса на командировочные расходы.

В представленном заявлении содержатся сведения о месте направления, датах поездки, данные о приказе о направлении, сумма аванса, необходимая к выдаче и конкретизирующая постатейные расходы смета.

Допускается оформление сметы отдельным документом, составленным уполномоченным на такие действия работником направляющего предприятия (организации (как правило, бухгалтера).

Кто может оформить?

Заявление на выдачу авансового платежа, связанного с направлением работника в служебную поездку, составляется в свободной форме на фирменном бланке направляющей компании (при его наличии), однако должно содержать всю необходимую информацию для обоснования надобности проведения соответствующего платежа на командировочные расходы.

Написать представленную бумагу должен сотрудник, который направляется приказом начальства в командировку. Руководитель предприятия (организации) визирует заявление, чем подтверждает согласование суммы авансового платежа.

Также на указанном документе ставится подпись бухгалтера (свидетельствует о закрытии работником отчетов по предыдущим поездкам).

Для детализации командировочных расходов в заявлении прописывается смета. Если принято решение о ее оформление отдельным документом, допустимо составление расчетов бухгалтером, а не командированным сотрудником.

Как правильно написать заявку на выдачу аванса?

Законодатель не выдвигает специальных требований к составлению представленного документа, что позволяет сотрудникам, которые по распоряжению начальства отправляются в поездку для выполнения трудовой функции не по месту постоянной работы, писать заявление в свободной форме.

Однако для того, чтоб бухгалтерия приняла такую бумагу, она должна содержать обязательные ведомости:

  • Информация о приказе (распоряжении) направления в командировку (номер, дата);
  • Дата отъезда и прибытия;
  • Название города (в заграничных поездках также и страны) направления;
  • Размер авансового платежа на командировочные затраты (цифрами и прописью);
  • Разбивка суммы на отдельные статьи расходов (проживание, проезд и т.п.).

Допускается подача документа как написанного от руки, так и в печатном варианте.

Не принимаются заявления, которые не содержат необходимую информацию, не имеют визы начальства, не одобрены подписью бухгалтера, содержат исправления или ошибки.

Заявление на возмещение командировочных расходов через суд

Заявление на возмещение командировочных расходов. При направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником место работы (должность) и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ст. 167 ТК РФ). Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены и работникам-совместителям (ч.

2 ст. 287 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках), если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Источник: https://svyatky.ru/568

Оформление командировки в 2018 году: пошаговая инструкция

Заявление на компенсацию стоимости билета командировка образец. Как составить заявление на командировку? Заявление на выдачу денег на командировку

Когда сотрудника направляют в командировку, необходимо быстро и правильно подготовить документы. В этом поможет пошаговая инструкция в статье.

Расскажем, как провести оформление командировок в 2018 году, в том числе командировки на личном автомобиле, на один день или во время отпуска. 

Порядок оформления командировки в 2018 году

ТК РФ в ст.166 определяет служебную командировку как поездку с целью исполнения поручения руководителя вне места постоянной работы сотрудника на определенный срок.

Организация должна начислить заработную плату работнику за весь период нахождения в командировке, а также возместить связанные с ней дополнительные расходы (ст.168 ТК РФ). Основным нормативным актом, регламентирующим служебные поездки, является ПП РФ 749 от 13.10.2008 года.

Для правильного оформления командировки в 2018 году составленапошаговая инструкция, включающая следующие этапы:

  1.  Издание приказа руководителя с указанием ФИО и должности работника, пункта назначения, цели, срока поездки. Документ должен содержать сведения о том, за счет каких средств оплачиваются расходы. Приказ можно составить по форме Т-9 (0301022 по ОКУД) или воспользоваться собственной формой, разработанной на основании 402-ФЗ и закрепленной в учетной политике. В результате изменений в ПП РФ 749, вступивших в силу 08.01.2015 года, для оформления командировки в 2018 году следующие документы не являются обязательными: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе. По решению руководителя формы можно оставить для внутреннего использования, закрепив порядок их выдачи и заполнения локальным нормативным актом.
  2. Составление сотрудником заявления в произвольном виде на имя руководителя о выдаче аванса на служебную командировку. В нем указываются: необходимая сумма, срок выдачи, дата составления и подпись работника. Для обоснования расходов может быть приведен расчет. Указания Банка России 3210-У от 11.03.2014 года запрещаютоформлять расходный кассовый ордер без заявления с резолюцией руководителя. Письмо Минфина от 25.08.2014 года № 03-11-11/42288 разъясняет, что заявление необходимо и в случае перевода подотчетных сумм на пластиковую карту работника. В нем дополнительно следует указать банковские реквизиты для перечисления.
  3. Выплата аванса на командировочные расходы. На основании заявления формируется расходный ордер (0310002 по ОКУД) на выдачу налички из кассы или платежное поручение (0401060 по ОКУД) о перечислении денег на расчетный счет физического лица. В этих документах следует указать назначение расходов. Денежные средства выплачиваются за счет бюджета или приносящей доход деятельности в зависимости от целей поездки и указаний, содержащихся в приказе руководителя.
  4. Ведение табеля учета рабочего времени по форме 0504421 на сотрудника с использованием кода «К», означающего нахождение в служебной командировке (приказ Минфина 52н).
  5. Предоставление работником авансового отчета с приложением подтверждающих документов по окончании командировки. Указания 3210-У предписывают подотчетному лицу отчитаться об использовании полученных средств в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня окончания командировки или со дня выхода на работу. Для документального оформления служебной командировки должны быть сданы под расписку подлинники билетов, квитанций, счетов за гостиницу. Если расчеты производились банковской картой, следует предоставить выписку по счету.
  6. Проверка отчета и окончательный расчет. Указания 3210-У дают право руководителю самостоятельно определять время на проверку авансовых отчетов. Этот срок должен быть закреплен в приказе, локальном нормативном акте или в учетной политике. За отведенное время бухгалтер проверяет соответствие предоставленных документов требованиям законодательства и производит расчет суммы к выплате за командировку, делает соответствующие проводки. В федеральных государственных учреждениях следует руководствоваться ПП 729 от 02.10.2002 года. Если выданный аванс превышает сумму по документам, работник должен внести остаток в кассу. Выдача перерасхода производится из кассы по расходному ордеру или платежным поручением на карту сотрудника.

Оформление авансового отчета по командировке

Законом 52-ФЗ предусмотрена унифицированная форма авансового отчета 0504505. Документ заполняется вернувшимся из командировки сотрудником и лицом, ведущим бухучет. Ниже приведен образец авансового отчета, скачайте его. 

 Скачать бланк авансового отчета

На первой странице сотрудник заполняет следующие сведения:

  • Наименование учреждения;
  • ФИО;
  • Должность;
  • Подразделение;
  • Назначение аванса;
  • Дату предоставления отчета;
  • Сумму полученного аванса;
  • Фактические расходы на служебную командировку.

Бухгалтер проставляет бухгалтерские проводки, заполняет сведения о выдаче перерасхода и расписку для сотрудника. В правом верхнем углу указывает сумму к утверждению руководителем.

На второй странице сотрудник вносит в реестр все подтверждающие документы, подсчитывает общую сумму и подписывает отчет.

Бухгалтер после проверки каждого документа делает отметку о принятии суммы к учету, считает итоги, перерасход или остаток и проставляет проводки. Дата авансового отчета – это день предоставления сотрудником в бухгалтерию.

Дата утверждения начальником – это день окончания проверки в соответствии с установленными сроками.

Образец авансового отчета в 2018 году

Скачать образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Оформление командировки на личном автомобиле

Если работник выезжает в служебную командировку на своем авто, он должен поставить в известность руководителя организации. Ст.

188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации при использовании личного имущества с позволения или ведома работодателя.

Командировка на личном автомобиле в 2018 году в части оформления требует письменного разрешения руководства (приказ Минфина 33н от 10.03.2015 года). Можно включить его в приказ о командировании.

Особое внимание следует обратить на подтверждение расходов. В связи с отменой командировочных удостоверений сроки служебных поездок определяются по проездным документам.

Автовладелец предоставляет путевые или маршрутные листы, чеки и счета АЗС. Приказ 33н рекомендует использовать для подтверждения гостиничные счета.

Если их нет, следует предоставить служебную записку с указанием даты приезда и убытия, подтвержденную принимающей стороной. Это предусмотрено и в ПП 749.

В организации, разрешающей выезд сотрудников на личном транспорте, обязательно должно быть положение о порядке расчета и выплаты компенсации. На основании ПП 729 такую поездку можно оплатить по минимальной стоимости:

  1. Если есть железнодорожное сообщение, – по цене плацкартного билета в пассажирском поезде.
  2. При отсутствии железной дороги – по цене билета в автобусе общего типа.

Справку о стоимости следует брать на ж/д и автовокзалах по состоянию на даты поездки.

Оформление командировки на 1 день

Служебная поездка, которую возможно осуществить за один день, считается местной командировкой, оформление которой производится по общим правилам. На основании п.11 ПП 749 суточные в этом случае не выплачиваются.

Расходы по проезду возмещаются в общем порядке, в табеле проставляется соответствующий код, и оплата за день рассчитывается, исходя из среднего заработка. Работник имеет право на получение аванса. В письме от 17.05.

2018 №03-15-06/33309 Минфин пояснил, как учитывать расходы по однодневной командировке.

Если было произведено оформление командировки на 1 день, а сотрудник прибыл в населенный пункт своей постоянной работы после 0 часов по местному времени, командировка продлевается, суточные выплачиваются за 2 дня. В случае опоздания общественного транспорта, нужно взять справку у перевозчика. 

Оформление загранкомандировки

Если работник организации командирован за границу РФ, у него возникают дополнительные расходы еще на стадии подготовки. ПП 749 предусматривает компенсацию:

  • Расходов на оформление визы для служебной командировки и загранпаспорта;
  • Консульских сборов;
  • Приобретения медицинской страховки;
  • Оплаты за право въезда автотранспорта;
  • Прочие платежи и сборы.

Выдачу суточных следует осуществлять на основании двух документов:

  • При нахождении на территории РФ согласно ПП 729 от 02.10.2002 года;
  • При нахождении на территории иностранных государств – в соответствии с Приложением 1 ПП 812 от 26.12.2005 года.

Для правильного определения размера выплат в дни пересечения границ, следует помнить, что размер суточных определяется в сумме, установленной для страны, куда следует командированный.

Суточные должны быть выданы в иностранной валюте на основании Закона 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Прямого запрета на выдачу наличной валюты через кассу физическому лицу он не содержит, но и прямого разрешения на эту операцию тоже нет.

Лучше перечислить сумму с валютного счета на банковскую карту сотрудника, у которого открыт счет в той же валюте.

Возмещение расходов на проживание производится на основании приказа Минфина 64н от 02.08.2004 года. Он содержит предельные нормы оплаты временного жилья в различных странах.

Если фактические расходы их превышают, возмещение производится в пределах разрешенных законом сумм.

Если у государственного учреждения нет валютного счета, для выплаты командировочных расходов следует произвести конвертацию российских рублей в валюту. Расходы на комиссию относятся на прочие услуги.

Подтверждающие документы по загранкомандировке могут быть представлены на иностранном языке. Бухгалтерский и налоговый учет в РФ ведется на русском языке, поэтому к документам необходимо приложить построчные переводы.

Минфин в письме от 22.03.2010 года №03-03-06/1/168 разъясняет, что выполнить перевод может по договору приглашенный переводчик или сотрудник организации, у которого эти обязанности записаны в должностной инструкции.

Оформление командировки в выходной день

Существует несколько вариантов, когда служебная командировка включает в себя выходные дни:

  1. Сотрудник направлен в многодневную командировку, в общую продолжительность которой входят и нерабочие выходные дни. Оформление и оплата такой служебной поездки производится в общем порядке.
  2. При командировании сотрудника предполагается, что ему придется выполнять задание именно в выходной день. В таком случае одновременно с приказом о командировке нужно издать приказ о привлечении к работе в выходные дни. Согласие сотрудника в этом случае обязательно. Оплата производится на основании ТК РФ. По выбору сотрудника выходной может быть оплачен в двойном размере или в одинарном, но тогда еще полагается неоплачиваемый отгул. Расчет производится в соответствии с Положением об оплате труда, действующим в организации.
  3. Отъезд или возвращение из поездки приходится на выходной день. На этот случай конкретного указания в законодательстве нет. Можно предусмотреть локальным нормативным актом предоставление отгулов или другую компенсацию.

Оформление командировки во время очередного отпуска

Привлечение сотрудников к работе во время очередного отпуска не допускается. Если возникла необходимость срочной командировки, единственный выход – отзыв на основании ст.125 ТК РФ.

Приступившего к работе сотрудника можно отправлять в командировку на общих основаниях.

Оставшиеся дни отпуска могут быть предоставлены по желанию сотрудника в течение текущего года или присоединены к будущему отпуску.

А что делать, если сотрудник проводит отпуск по месту командировки, читайте в статье журнала Зарплата в учреждении.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102698-oformlenie-komandirovki-v-2018-godu-poshagovaya-instruktsiya

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные

Заявление на компенсацию стоимости билета командировка образец. Как составить заявление на командировку? Заявление на выдачу денег на командировку

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

  • учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
  • учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета:

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж/Д билета:

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте). 

Электронный билет подтвердят документы:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета,
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации.

 Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

  • производственного характера командировки;
  • продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

  1. Проездных документов.
  2. Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
  3. Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
  4. Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

​Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

  1. Оплаты услуг VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
  2. Стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672);
  3. Плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
  4. Суммы на проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал, а также непосредственно в месте командировки (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720). В расходах затраты на такси учитываются при условии, что они экономически оправданы (например, ранний приезд/отъезд и т.д.). Подтверждение расходов на такси: чек ККТ или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Постановлении Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».
  5. Оплата проезда во время нахождения в командировке проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, но при этом Положение о командировке организации не предусматривает возмещения данных расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
  6. Cервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@).

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль 

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет.

Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.

05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/102339@).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.

2015 № Ф05-12177/2015  № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб.

(по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.

2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.

2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.

2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается. 

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/231

Как оформить командировочные расходы в 2019 году

Заявление на компенсацию стоимости билета командировка образец. Как составить заявление на командировку? Заявление на выдачу денег на командировку

Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность.

Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора.

Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.

Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):

  1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
  2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
  3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
  4. Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
  5. Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.

Лимит на командировочные расходы в 2019 году

Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.

В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.

Для бюджетников установлены иные правила. Предельно допустимые суммы для них устанавливает орган местного самоуправления или учредитель. Такие нормы можно обойти, например автономные учреждения могут установить свой лимит, исходя из экономического положения госучреждения, либо доплачивать из средств предпринимательской деятельности. Для казенных и бюджетных типов организаций данного исключения не предусмотрено.

Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные издержки. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.

В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Выдаем аванс на командировку

Перед отправкой в командировку работнику следует выплатить аванс. Затребуйте с подчиненного заявление на получение денег. То есть письменное обращение на имя директора организации, в котором необходимо прописать цели и назначения планируемых затрат.

Пример: заявление на командировочные расходы

Скачать

Если работник желает получить наличными деньгами аванс на командировочные расходы, счет указывать не нужно.

Отметим, что заявление перед предоставлением руководителю должен проверить ответственный бухгалтер. Работник бухгалтерии должен проконтролировать правильность расчетов по количеству дней, по установленным в учреждении пределам и прочим условиям.

Затем руководитель визирует заявление. На основании документа можно сразу выдать денежные средства либо составить приказ.

Как рассчитать командировочные расходы

Обычно в учреждениях бюджетной сферы установлены строгие лимиты на командировочные расходы за границу или по стране. А это значит, что запросить большой аванс не выйдет. Определим, как посчитать, сколько причитается работнику?

В первую очередь обратитесь в бухгалтерию, уточните, утверждены ли ограничения или лимиты по таким расходам. Далее действуйте по обстоятельствам.

Вариант № 1. Лимиты утверждены

Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию. Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:

Норма затрат = количество дней × лимит в день.

Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).

Пример.

Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:

  • суточные — 200 рублей в сутки;
  • проживание — 700 рублей в сутки;
  • проезд по факту.

Следовательно, специалист вправе претендовать на:

Суточные — 2200 (11 × 200 руб.), проживание — 7000 (10 × 700) и 2000 за билеты по фактической стоимости (1000 в один конец).

Вариант № 2. Лимитов нет

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Как правильно спланировать затраты:

  1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
  2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
  3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).

Чтобы исключить проблемы с контролерами, разработайте и утвердите положение о командировках в учреждении. А также закрепите в отдельном локальном распоряжении нормы расходов на служебные поездки.

Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.

Какие документы нужны для командировки

Допустим, заявление на выдачу аванса подотчет одобрено. Что делать дальше?

В первую очередь составьте приказ о направлении специалиста в служебную поездку. В распорядительном акте необходимо указать не только Ф.И.О.

и должность работника, но и период командирования, место назначения, цель поездки. Допустимо указать дополнительные сведения о служебном задании.

Например, прописать в приказе «направлен для сдачи годовой бухгалтерской отчетности в Министерство образования».

Используйте унифицированную форму приказа № Т-9 (ОКУД 0301022), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать

Применение унифицированной формы приказа не обязательно. Учреждение вправе применять бланк, разработанный самостоятельно. Однако независимо от выбранной формы документа, его необходимо закрепить в учетной политике.

Пример заполнения унифицированного документа

Скачать

Помимо распоряжения о направлении в служебную поездку и выплаты аванса на командировочные расходы, работодатель должен выдать служебное задание. Этот документ содержит перечень обязанностей, которые работник обязан выполнить в поездке. Однако формирование служебного задания не является обязательным. Вполне достаточно перечислить обязанности и цели поездки в приказе.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами. В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк. Почему?

Во-первых, действие бланка сохранилось. Чиновники лишь определили, что теперь документ стал необязательным. Однако его можно выдавать на усмотрение руководства компании. Во-вторых, удостоверение позволяет подтвердить суточные расходы. В-третьих, бланк позволяет проставить отметки принимающей стороны. То есть подтвердить, что сотрудник прибыл в место назначения.

Бланк удостоверения можно разработать свой либо использовать унифицированную форму № Т-10 (ОКУД 0301024), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Как отчитаться за командировочные расходы

Понесенные расходы в командировке должен компенсировать работодатель. Конечно, в пределах установленной нормы, с соблюдением целесообразности и обоснованности, а также при наличии подтверждающих документов. Итак, как подтвердить конкретный вид затрат:

  1. Транспорт. Для данной категории затрат подтверждающими документами являются билеты, чеки и квитанции такси, электронные квитанции (например, при оформлении электронного билета).
  2. Жилье. Подтвердить наем жилья может квитанция из гостиницы либо договор найма жилого помещения. Отметим, что при аренде жилища у сторонних лиц необходимо проверить правильность составления договора аренды. Также вам должны выдать на руки чек, квиток или расписку о получении денег в счет оплаты аренды жилья. Неверно оформленные документы не могут быть приняты к учету.
  3. Суточные. Подтвердить данную категорию командировочных расходов специальным документом не получится. Раньше для этого использовалось удостоверение, теперь применять этот бланк не обязательно. Подтвердить количество дней можно по билетам.
  4. Прочие затраты. Чтобы получить возмещение за иные виды трат в поездке, приложите чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы. Отметим, что такие издержки следует заранее согласовать с начальством. В противном случае в их оплате вам могут отказать.

Если вы получили деньги на ком. расходы авансом, то есть подотчет, то по возвращении необходимо заполнить авансовый отчет. К нему приложить все подтверждающие чеки, билеты и квитки и сдать в бухгалтерию.

Сдать авансовый отчет необходимо в течение трех дней с момента возвращения из командировки. Исключение: работник заболел сразу после завершения поездки. В таком случае отчитаться за аванс по командировочным расходам следует не позднее 3 дней с даты закрытия листка нетрудоспособности.

Бухгалтер проверит авансовый отчет, проконтролирует подлинность и правильность заполнения подтверждающих документов. По итогам проверки будут проведены окончательные расчеты. Излишки придется вернуть, а перерасход должны доплатить.

Особенности бухучета

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:

  • для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
  • для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.

Новые положения действуют с 2019 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).

Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.

Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112.

Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244.

Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.

Расходы на командировку: составляем проводки

Операция

Дебет

Кредит

Аванс на командировочные расходы выдан из кассы учреждения

Суточные

Билеты, проживание в гостинице

0 208 12 560

0 208 26 560

0 201 34 610

Аванс перечислен на банковскую зарплатную карту

0 208 12 560

0 208 26 560

0 201 11 610

Утвержден авансовый отчет

Суточные

Билеты, проживание, иное

0 401 20 212

0 109 ХХ 212

0 401 20 226

0 109 ХХ 226

0 208 12 660

0 208 26 660

Возвращены излишки по суточным в кассу учреждения

0 201 34 610

0 208 12 660

Перечислена сумма перерасхода по командировочным расходам за проезд и проживание

0 208 26 560

0 201 34 610

Принять к учету понесенные затраты командированного сотрудника можно только после утверждения авансового отчета.

Напомним, что авансовый отчет утверждает руководитель, но только после двух этапов проверки. Первый этап контроля осуществляется ответственным бухгалтером, а второй — главбухом.

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kak-oformit-komandirovochnye-raskhody-v-2018-godu

Юрист прав
Добавить комментарий